Як відкрити ФОП у Німеччині: покрокова інструкція для українців

В Україні ми звикли до терміна ФОП. У Німеччині прямого “ФОП 1:1” немає, але найближчий за змістом варіант для старту — самозайнятість (Selbständigkeit), зазвичай у форматі індивідуального підприємництва (Einzelunternehmen) або вільної професії (Freiberufler). Нижче — практична інструкція, як українцям у Німеччині розпочати свою справу, на що звернути увагу та які правила змінилися останніми роками (зокрема щодо ПДВ та електронних рахунків).

Важливо: правила залежать від вашого статусу перебування, виду діяльності та землі/міста. Цей матеріал — практичний гайд, але у складних випадках краще одразу радитися з податковим консультантом (Steuerberater) або профільним юристом.

ЗМІСТ

• Крок 0. Перевіряємо, чи вам дозволена самозайнятість
• Який формат “ФОП” обрати: Freiberufler чи Gewerbe
• Підготовка перед реєстрацією: що вирішити заздалегідь
• Реєстрація: Gewerbeamt або Finanzamt
• Податки: Einkommensteuer, Gewerbesteuer, ПДВ
• Kleinunternehmer у 2026: актуальні ліміти та що це дає
• Електронні рахунки (E-Rechnung): що потрібно знати бізнесу
• Медичне страхування та пенсія для самозайнятих
• Бухгалтерія та зберігання документів: що змінилося з 2025 року
• Поради українцям у Німеччині: типові помилки на старті
• Висновок

Крок 0. Перевіряємо, чи вам дозволена самозайнятість

Перед будь-якою реєстрацією переконайтесь, що ваш документ/статус перебування дозволяє Erwerbstätigkeit (роботу) і, за потреби, Selbständigkeit (самозайнятість). Для багатьох українців у Німеччині це питання вирішується простіше, але позначка у ваших документах або правила вашого статусу мають значення.

Якщо ви вже працюєте за трудовим договором, перевірте свій контракт: часто там є вимога повідомити роботодавця про підробіток або самозайнятість. У багатьох компаніях письмове погодження — стандартна процедура, щоб уникнути конфлікту інтересів і проблем із робочим часом.

Який формат “ФОП” обрати: Freiberufler чи Gewerbe

У Німеччині є дві базові категорії самозайнятості, і від цього залежить реєстрація та податки:

• Freiberufler — “вільні професії” (часто: ІТ-спеціалісти, перекладачі, дизайнери, консультанти, журналісти, митці; але не все “розумове” автоматично є Freiberufler). Зазвичай не потрібна Gewerbeanmeldung, старт іде через податкову.
• Gewerbe (Gewerbetreibende) — комерційна діяльність (торгівля, послуги, ремесла, онлайн-магазин, б’юті-сфера, доставка тощо). Тут зазвичай потрібна реєстрація в Gewerbeamt.

Остаточну класифікацію часто підтверджує Finanzamt. Якщо ви сумніваєтесь, краще одразу планувати, що вам можуть присвоїти “Gewerbe”, і підготуватися до цього по документах.

Підготовка перед реєстрацією: що вирішити заздалегідь

Щоб старт пройшов швидко, підготуйте базові рішення:

• Чим саме ви займаєтесь (короткий опис діяльності німецькою або англійською, без “розмитих” формулювань).
• Де ви працюєте (домашня адреса/офіс/майстерня). Якщо вдома — інколи треба узгодити це з орендодавцем або правилами будинку.
• Планові обороти й витрати на перший рік (приблизно). Це потрібно для податкової анкети.
• Чи обираєте Kleinunternehmer (спрощений режим по ПДВ) — див. розділ нижче.

Корисно пройти локальні курси для підприємців (часто їх організовують міські структури або бізнес-центри) та/або консультацію — це економить гроші на помилках.

Реєстрація: Gewerbeamt або Finanzamt

Реєстрація залежить від типу діяльності:

Варіант 1: Gewerbe (через Gewerbeamt)

Якщо ваша діяльність — Gewerbe, зазвичай робите Gewerbeanmeldung у Gewerbeamt за місцем проживання/діяльності. Після цього інформація часто автоматично “розходиться” до інших установ (зокрема до податкової). Реєстраційний збір у більшості міст — у межах приблизно 10–60 євро (залежить від міста).

Варіант 2: Freiberufler (через Finanzamt)

Якщо ви Freiberufler, часто починаєте без Gewerbeamt — подаєте дані до Finanzamt через Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (податкова анкета). Після цього отримуєте податковий номер і можете виставляти рахунки.

У будь-якому варіанті ви практично “запускаєтесь” після того, як визначені: податковий режим, номер, базові реквізити для рахунків і порядок обліку.

Податки: Einkommensteuer, Gewerbesteuer, ПДВ

У більшості “ФОП-подібних” стартів в Німеччині ви стикаєтесь із трьома ключовими темами:

• Einkommensteuer — податок на дохід фізособи (прибуток). Його платять майже всі самозайняті, якщо є прибуток.
• Gewerbesteuer — податок на бізнес (для Gewerbe). Для Einzelunternehmen і Personengesellschaft діє неоподатковуваний мінімум 24 500 € по Gewerbeertrag (понад — рахується податок).
• Umsatzsteuer (ПДВ) — якщо ви не в Kleinunternehmer, то зазвичай нараховуєте ПДВ у рахунках і подаєте звітність (частота залежить від ситуації).

Важливий нюанс: ставка Gewerbesteuer залежить від міста (Hebesatz). Наприклад, у Берліні це традиційно 410%, у Гамбурзі — 470%, у Кельні — 475% (міста можуть переглядати ставки, тому актуальні цифри краще перевіряти саме для вашої громади).

Kleinunternehmer у 2026: актуальні ліміти та що це дає

Схема Kleinunternehmerregelung дозволяє (за умов) не нараховувати ПДВ у рахунках. Це може бути вигідно, якщо у вас:

• переважно клієнти-фізособи (B2C),
• невеликі витрати та інвестиції (бо тоді не шкода, що не відшкодовуєте “вхідний” ПДВ як Vorsteuer),
• невеликий оборот на старті.

Що актуально станом на 2026: з 01.01.2025 ліміти для Kleinunternehmer у Німеччині підвищилися. Орієнтир такий:

• до 25 000 € — ліміт обороту за попередній рік (для права залишатися Kleinunternehmer),
• до 100 000 € — “жорстка” межа обороту у поточному році (при перевищенні зазвичай потрібно переходити на звичайний режим ПДВ).

Плюси: простіше з ПДВ, легше стартувати, часто легше з ціною для приватних клієнтів. Мінуси: ви не можете відшкодовувати вхідний ПДВ з витрат, а для B2B-клієнтів інколи виглядає менш зручно.

Електронні рахунки (E-Rechnung): що потрібно знати бізнесу

З 2025 року в Німеччині змінюються правила щодо E-Rechnung у B2B (рахунки між компаніями). Практичний висновок для малого бізнесу на старті такий:

• Навіть якщо ви дуже маленькі, вам варто організувати можливість отримувати електронні рахунки у B2B (часто для цього достатньо окремої електронної пошти та базового інструмента для перегляду/збереження).
• Виставлення E-Rechnung у B2B впроваджується поступово через перехідні правила (тому в 2026 році багато компаній ще можуть використовувати “звичайні” формати за умовами перехідного періоду).
• Якщо працюєте з корпоративними клієнтами, закладайте в процес: рахунки, збереження, облік, шаблони реквізитів — краще налаштувати це одразу, ніж “переробляти на ходу”.

Для B2C (клієнти-фізособи) правила простіші: рахунки для приватних клієнтів не є головною точкою змін, але ваш облік і зберігання документів все одно мають бути коректними.

Медичне страхування та пенсія для самозайнятих

У Німеччині самозайняті мають самостійно подбати про страхування та соціальні внески:

• Медичне страхування: ви або залишаєтесь у державній системі (якщо маєте право), або переходите на приватну (залежить від ситуації). Головне — не лишатися без страхування.
• Пенсія: для багатьох самозайнятих внески до державної пенсійної системи не є автоматично обов’язковими, але є винятки за професіями. Якщо плануєте жити в Німеччині довго, питання пенсії краще продумати на старті.

Бухгалтерія та зберігання документів: що змінилося з 2025 року

Навіть найменша самозайнятість у Німеччині потребує дисципліни в обліку. Вам потрібно вести доходи/витрати, мати рахунки та підтвердження платежів, а також подавати річну декларацію (самостійно через ELSTER або через фахівця).

Що важливо станом на 2026: з 01.01.2025 скорочено строки зберігання частини бухгалтерських документів. Практично це виглядає так:

Щоб не заплутатись, найкраща порада — налаштувати систему: окрема пошта для бізнесу, окремий рахунок/картка для витрат (за можливості), хмарне зберігання документів, і регулярний “день бухгалтерії” раз на тиждень/місяць.

Поради українцям у Німеччині: типові помилки на старті

Ось помилки, які найчастіше коштують грошей і нервів:

• Плутати “оборот” і “прибуток”. Ліміти Kleinunternehmer — про оборот, а податки на дохід — про прибуток.
• Не продумати ПДВ. Якщо у вас багато витрат з ПДВ, Kleinunternehmer може бути невигідним.
• Рахунки без реквізитів. У Німеччині є вимоги до рахунків, і “просто PDF без даних” може створити проблеми вам і клієнту.
• Ігнорувати E-Rechnung та зберігання. Навіть мікробізнесу краще одразу налаштувати прийом/архівування документів.
• Працювати паралельно з трудовим договором без узгодження, якщо ваш контракт цього вимагає.

Більше корисних матеріалів про життя та роботу мігрантів у Німеччині ви знайдете на сайті ЮА Мігрант.

Висновок

“Відкрити ФОП у Німеччині” українською мовою означає правильно оформити самозайнятість у форматі Freiberufler або Gewerbe, визначитися з ПДВ (зокрема з актуальними лімітами Kleinunternehmer), налаштувати мінімальний облік і бути готовими до сучасних правил документів та рахунків. Якщо зробити все послідовно, старт у Німеччині цілком реальний навіть без великого досвіду.

Якщо ви вже проходили цей шлях — поділіться в коментарях: у якому місті реєструвалися, який формат обрали (Freiberufler чи Gewerbe) і що виявилось найскладнішим.