KPiR у Польщі: що таке книга доходів і витрат, хто її веде та як заповнювати

KPiR, повна польська назва якої Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów, є спрощеною формою податкового обліку для підприємців у Польщі. У книзі реєструють виручку, інші податкові надходження, витрати, заробітну плату та операції, які впливають на розмір доходу або збитку від підприємницької діяльності.

KPiR часто називають «книгою доходів і витрат», хоча точніше вона обліковує przychody, тобто надходження до вирахування витрат, та koszty uzyskania przychodów, тобто витрати, які можна врахувати для оподаткування. Різниця між ними після необхідних коригувань становить dochód, з якого розраховують PIT.

ЗМІСТ

• Що таке KPiR і для чого вона потрібна
• Хто може вести KPiR у Польщі
• Що записують у книзі
• Документи та строки внесення записів
• Як виглядає KPiR з 2026 року
• Електронна KPiR та JPK_PKPIR
• Основні правила ведення книги
• Інвентаризація, або spis z natury
• Закриття року та декларація PIT
• Поширені помилки підприємців
• Практичний чекліст
• Висновок

Що таке KPiR і для чого вона потрібна

KPiR є податковою книгою, на підставі якої підприємець визначає фінансовий результат своєї діяльності та розраховує авансові платежі й річний податок PIT. Вона не є повною бухгалтерією та не замінює бухгалтерські книги, які ведуть компанії, зобов’язані застосовувати pełna księgowość.

Книга допомагає визначити три основні показники:

• przychód — виручку від продажу та інші податкові надходження;
• koszty uzyskania przychodów — витрати, пов’язані з отриманням, збереженням або забезпеченням джерела доходу;
• dochód або strata — оподатковуваний дохід або збиток після врахування витрат та інвентаризації.

Розмір надходжень у KPiR не означає суму, яку підприємець заробив «чистими». Наприклад, якщо фірма отримала 20 000 злотих виручки та мала 8 000 злотих податкових витрат, попередній дохід становитиме 12 000 злотих, а не 20 000 злотих.

Хто може вести KPiR у Польщі

KPiR використовують підприємці, які оподатковують дохід за загальною шкалою PIT або обрали лінійний податок. За шкалою застосовуються ставки 12% і 32%, а при лінійному оподаткуванні — ставка 19%.

Книгу можуть вести, зокрема:

• фізичні особи, які зареєстрували одноосібну господарську діяльність, тобто jednoosobowa działalność gospodarcza;
• цивільні товариства фізичних осіб, тобто spółka cywilna osób fizycznych;
• повні товариства фізичних осіб, тобто spółka jawna osób fizycznych;
• партнерські товариства, тобто spółka partnerska;
• підприємства у спадщині, тобто przedsiębiorstwo w spadku.

Підприємець на ryczałt od przychodów ewidencjonowanych не веде KPiR. Для такого способу оподаткування використовується окрема ewidencja przychodów, оскільки податок розраховують із надходжень без віднімання звичайних витрат.

Товариства з обмеженою відповідальністю, акціонерні товариства та інші юридичні особи, для яких передбачена повна бухгалтерія, не можуть замінити бухгалтерські книги на KPiR.

Ліміт для KPiR у 2026 році

Обов’язок перейти на бухгалтерські книги залежить від надходжень за попередній рік. Для 2026 року застосовується ліміт, розрахований на підставі суми 2,5 млн євро.

Якщо чисті надходження підприємця за 2025 рік від продажу товарів, продуктів і фінансових операцій становили щонайменше 10 646 500 злотих, у 2026 році необхідно вести повну бухгалтерію. При меншій сумі можна продовжувати KPiR, якщо організаційна форма діяльності це дозволяє.

Ліміт у злотих змінюється щороку, оскільки його перераховують за середнім курсом євро Національного банку Польщі на перший робочий день жовтня попереднього року.

Що записують у книзі

У KPiR відображають господарські операції, які впливають на розмір податкового доходу або витрат. Підставою кожного запису має бути належний бухгалтерський документ.

До книги вносять, зокрема:

• виручку від продажу товарів і послуг;
• інші надходження, наприклад дохід від продажу майна фірми, отримані договірні штрафи або винагороду платника податків;
• закупівлю торгових товарів та основних матеріалів;
• додаткові витрати, пов’язані із закупівлею, наприклад транспортування, завантаження, розвантаження та страхування в дорозі;
• заробітну плату працівників, винагороди за договорами umowa zlecenia та umowa o dzieło;
• оренду приміщення, електроенергію, газ, воду, телефон, інтернет та інші витрати на діяльність;
• паливо, ремонт, амортизацію, обладнання та страхові внески, якщо вони відповідають правилам податкових витрат;
• витрати на науково-дослідну та дослідно-конструкторську діяльність.

Що не можна автоматично зарахувати до витрат

Сам факт оплати рахунку з підприємницького банківського рахунку не означає, що його можна внести до податкових витрат. Витрата має бути пов’язана з діяльністю, належно підтверджена та не входити до переліку витрат, які закон про PIT не дозволяє віднімати.

• приватні покупки підприємця не є витратами фірми;
• штрафи та деякі договірні санкції можуть не визнаватися податковими витратами;
• вартість основного засобу зазвичай не списується одразу, якщо його потрібно амортизувати;
• одержані аванси за загальним правилом не записують як звичайну виручку на дату отримання, якщо ще не виник податковий дохід;
• оборот поворотної тари не відображають у колонках доходів або витрат, але інформацію можна зазначити у примітках.

Для автомобілів, житла, телефонів та іншого майна, яке використовується одночасно для роботи й особистих потреб, можуть діяти обмеження щодо суми витрат або відрахування VAT.

Документи та строки внесення записів

Кожний запис у KPiR має спиратися на документ, який дозволяє визначити сторони операції, дату, предмет, вартість та зв’язок із підприємницькою діяльністю.

Підставою для запису можуть бути:

• фактури, включно з фактурами з KSeF;
• рахунки та митні документи;
• фіскальні добові або місячні звіти;
• платіжні відомості та банківські підтвердження виплати заробітної плати;
• бухгалтерські ноти та документи коригування;
• внутрішні документи у випадках, прямо передбачених правилами;
• інші документи, що достовірно підтверджують господарську операцію.

Коли потрібно робити записи

З 2026 року записи про продаж на підставі фактур або фіскальних звітів можна вносити не пізніше 20-го числа місяця, наступного за місяцем отримання відповідного доходу. Інші надходження також потрібно записувати не пізніше 20-го числа наступного місяця.

• продаж, оформлений щоденним внутрішнім документом, записують після закінчення дня, але до початку роботи наступного дня;
• зведений реєстр продажу можна внести однією позицією наприкінці місяця, не пізніше 20-го числа наступного місяця;
• витрати записують відповідно до правил визначення моменту виникнення податкових витрат та обраного методу їх обліку;
• помилку виправляють новим записом або документом коригування, не видаляючи історію операції без пояснення.

Дата виставлення фактури не завжди автоматично є датою виникнення доходу. За загальним правилом дохід виникає у день передачі товару, виконання послуги або завершення її частини, але не пізніше дня виставлення фактури чи отримання оплати. Для окремих операцій та касового методу PIT діють спеціальні правила.

Як виглядає KPiR з 2026 року

З 1 січня 2026 року діє новий зразок KPiR, який складається з 19 колонок. У попередньому форматі книга мала 17 колонок. Розширення пов’язане, зокрема, з KSeF та детальнішою ідентифікацією документів і контрагентів.

Основні колонки нової книги охоплюють:

• порядковий номер та дату господарської операції;
• ідентифікаційний номер фактури в KSeF або номер іншого бухгалтерського документа;
• податковий ідентифікатор, ім’я, назву та адресу контрагента;
• короткий опис господарської операції;
• виручку від продажу товарів і послуг;
• інші надходження та загальну суму надходжень;
• закупівлю торгових товарів і матеріалів;
• додаткові витрати на закупівлю;
• заробітну плату та інші витрати;
• загальну суму витрат із відповідних колонок;
• вільну колонку для додаткових господарських подій;
• опис і вартість витрат на науково-дослідну діяльність;
• примітки до записів.

Якщо в колонці контрагента зазначено його податковий ідентифікатор, ім’я, назву та адресу не завжди потрібно дублювати в наступних колонках. Ідентифікатор іноземного контрагента зазначають разом із кодом країни, у якій його було надано.

Електронна KPiR та JPK_PKPIR

Перехід на електронну KPiR відбувається поетапно. Твердження, що з початку 2026 року паперову книгу заборонено всім підприємцям без винятку, є неправильним.

• З 1 січня 2026 року KPiR за допомогою комп’ютерної програми повинні вести підприємці, які щомісяця подають JPK_V7M.
• Ця група вперше передасть структуру JPK_PKPIR у 2027 році за 2026 податковий рік, у строк, пов’язаний із поданням річної декларації PIT.
• Разом із KPiR передбачена відповідна структура JPK_ST для обліку основних засобів і нематеріальних активів.
• З 1 січня 2027 року електронний облік пошириться на інших платників PIT, зокрема підприємців, які подають JPK_V7K.
• Друга група вперше звітуватиме у структурі JPK_PKPIR за 2027 рік, тобто у 2028 році.

Підприємець, який у 2026 році ще не належить до першої групи та не має іншого обов’язку вести книгу в програмі, може користуватися паперовою KPiR. Для окремих категорій платників також можуть діяти спеціальні винятки.

Електронна книга повинна дозволяти формувати правильну структуру JPK, зберігати історію записів, вносити коригування, створювати резервні копії та відтворювати дані за потрібний період. Звичайна таблиця, яка не може сформувати належний файл JPK_PKPIR, може виявитися недостатньою для підприємця, охопленого новим обов’язком.

Законодавчий проєкт від 19 березня 2025 року, який передував запровадженню нового формату книги, можна переглянути як PDF-файл.

Основні правила ведення книги

KPiR повинна бути достовірною та вестися без формальних порушень. Записи мають відповідати реальним операціям, установленому зразку книги та правилам заповнення її колонок.

• записи роблять польською мовою та в польських злотих;
• операції в іноземній валюті перераховують у злоті за правилами закону про PIT;
• до документа в іноземній валюті додають інформацію про результат перерахунку;
• кожний запис повинен мати документальну підставу та дозволяти знайти відповідну фактуру, рахунок або інший доказ;
• записи зменшення доходу або витрат роблять зі знаком мінус або як коригування, передбачене бухгалтерською програмою;
• наприкінці місяця підсумовують дані колонок доходів і витрат;
• електронні дані та документи потрібно регулярно копіювати й захищати від втрати;
• документацію зберігають до закінчення строку давності податкового зобов’язання, зазвичай щонайменше п’ять років від кінця року, у якому настав строк сплати податку.

Передача бухгалтерії до biuro rachunkowe не звільняє підприємця від відповідальності за правильність розрахунків. Варто регулярно передавати бухгалтеру всі документи, повідомляти про закордонні операції, приватне використання майна, готівкові платежі та отримані аванси.

Інвентаризація, або spis z natury

Підприємець, який веде KPiR, повинен у визначених випадках скласти spis z natury, тобто фактичну інвентаризацію товарів, матеріалів, незавершеного виробництва, готової продукції, браку та відходів.

Інвентаризацію проводять:

• на 1 січня податкового року;
• на кінець кожного податкового року;
• на день початку діяльності протягом року;
• у разі втрати права на оподаткування ryczałt і переходу на KPiR;
• при зміні учасника товариства або пропорцій часток учасників;
• при ліквідації діяльності;
• в інший строк, якщо інвентаризацію призначив керівник податкового органу.

Якщо інвентаризацію вже складено на 31 грудня, окремий повторний підрахунок на 1 січня не потрібний. До книги переносять вартість інвентаризації, складеної на кінець попереднього року.

Spis z natury повинен містити назву підприємця, дату, порядкові номери позицій, назви товарів або матеріалів, одиниці виміру, кількість, ціну, вартість кожної позиції, загальний підсумок та підписи. Оцінювання необхідно завершити не пізніше ніж протягом 14 днів після закінчення інвентаризації.

Навіть нульову інвентаризацію потрібно належно оформити та відобразити в книзі, якщо на відповідну дату підприємець не має товарів, матеріалів чи незавершеного виробництва.

Закриття року та декларація PIT

Після завершення податкового року підприємець підсумовує KPiR, проводить інвентаризацію та визначає остаточний дохід або збиток.

Основні дії наприкінці року:

• перевірити, чи внесено всі фактури, коригування, банківські комісії, заробітну плату та внески;
• підсумувати місячні значення у відповідних колонках;
• скласти та оцінити spis z natury;
• скоригувати витрати з урахуванням початкової та кінцевої інвентаризації;
• визначити річний дохід або збиток;
• перенести дані до відповідної декларації PIT.

Підприємець на загальній шкалі зазвичай подає PIT-36, а при лінійному оподаткуванні — PIT-36L. Докладніше про правила можна прочитати у матеріалах що таке PIT у Польщі та кому потрібно подавати PIT-36.

Загальні строки, способи подання та правила розрахунку описані в статті про податкову декларацію PIT у Польщі. Підприємцям також може бути корисною інформація про електронну податкову в Польщі.

Поширені помилки підприємців

Помилки в KPiR можуть призвести до неправильного розрахунку авансових платежів, необхідності подання коригувань, нарахування відсотків або проблем під час податкової перевірки.

• внесення приватних витрат як витрат фірми;
• відсутність фактури або іншого документа, що підтверджує операцію;
• запис фактури не в ту колонку;
• плутанина між датою оплати, датою фактури та датою виникнення податкового доходу;
• подвійне внесення продажу, спочатку за фіскальним звітом, а потім ще раз за фактурою до цього продажу;
• неправильний перерахунок іноземної валюти;
• відсутність номера KSeF або податкового ідентифікатора контрагента, коли ці дані мають бути зазначені;
• списання всієї вартості майна, яке повинно обліковуватися як основний засіб;
• неврахування обмежень для автомобіля, житла або іншого майна змішаного використання;
• відсутність річної інвентаризації або її оцінювання після встановленого строку;
• використання програми, яка не може сформувати JPK_PKPIR;
• втрата документів або електронної бази через відсутність резервної копії.

Якщо помилку виявлено до перевірки, її варто виправити без зволікання та за потреби скоригувати авансовий платіж або річну декларацію. Не слід видаляти запис так, щоб неможливо було встановити первісний зміст операції та причину зміни.

Практичний чекліст для підприємця

• Переконайтеся, що форма оподаткування передбачає ведення KPiR, а не ewidencja przychodów.
• Перевірте, чи не перевищено ліміт, після якого потрібна повна бухгалтерія.
• Визначте, чи належите ви у 2026 році до платників, які щомісяця подають JPK_V7M.
• Використовуйте зразок KPiR із 19 колонками, чинний з 1 січня 2026 року.
• Перевірте, чи бухгалтерська програма формує JPK_PKPIR та JPK_ST.
• Регулярно передавайте бухгалтеру фактури, банківські виписки, касові документи та інформацію про оплати.
• Не змішуйте приватні й підприємницькі покупки без належного розподілу.
• Зберігайте підтвердження зв’язку витрат із діяльністю, особливо для нестандартних покупок.
• Щомісяця звіряйте книгу з банківським рахунком, фактурами продажу, KSeF та касовими звітами.
• Створюйте резервні копії документів і бухгалтерської бази.
• Підготуйте spis z natury на кінець року та оцініть його протягом 14 днів.
• Перед поданням PIT перевірте підсумки KPiR та всі річні коригування.

Висновок

KPiR є відносно простою формою обліку, але вона вимагає систематичності, правильних документів і розуміння різниці між надходженням, податковою витратою та фактичним доходом підприємця. Особливу увагу потрібно приділити новому формату з 19 колонками, номеру KSeF, даним контрагентів та поетапному переходу на JPK_PKPIR.

Підприємцям, які мають операції з іноземними контрагентами, працівників, автомобілі, основні засоби або значні складські залишки, доцільно погоджувати спосіб обліку з бухгалтером або податковим консультантом до внесення запису, а не після завершення року.

На сайті ЮА Мігрант можна знайти інші матеріали про податки, фінанси та ведення справ у Польщі. Корисні публікації для підприємців також зібрані в розділі фінанси в Польщі для українців.

Чи ведете ви KPiR самостійно або користуєтеся послугами бухгалтерського бюро? Поділіться власним досвідом і практичними порадами в коментарях.