Реєстрація працівника в ZUS: обов’язки роботодавця в Польщі

У Польщі роботодавець, приймаючи працівника на роботу, бере на себе не лише відповідальність за заробітну плату, а й за правильну реєстрацію у ZUS — Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Саме ця установа адмініструє соціальні внески, пенсійне забезпечення, медичне страхування, виплати по хворобі тощо.

Правильна реєстрація в ZUS важлива як для роботодавця, так і для працівника — адже від цього залежать його соціальні гарантії в Польщі. У цьому матеріалі розглянемо покроково, як має відбуватись реєстрація, які документи використовуються та які строки слід дотримуватися.

Хто підлягає обов’язковій реєстрації в ZUS?

Усі працівники, які працюють на підставі трудового договору (umowa o pracę), повинні бути зареєстровані в ZUS протягом 7 днів з моменту початку роботи. Це також стосується іноземців, які легально працюють у Польщі.

Реєстрація відбувається на формі ZUS ZUA. З нею можна ознайомитися за посиланням:

• Форма ZUS ZUA (pdf)
• Приклад заповнення ZUS ZUA

Як визначається дата реєстрації?

Дата початку страхування визначається як дата, зазначена в договорі як дата початку роботи. Наприклад, якщо договір підписано 1 серпня, але фактична робота починається 5 серпня — саме 5 серпня буде датою реєстрації в ZUS.

Реєструвати працівника раніше початку роботи дозволено, але якщо працівник не приступає до виконання обов’язків, необхідно подати заяву на зняття з обліку.

Особливі умови праці — додаткова форма

Якщо працівник виконує роботу в особливих або шкідливих умовах, роботодавець має інформувати про це ZUS за допомогою форми ZUS ZSWA:

• Бланк ZUS ZSWA

Цей документ подається щороку до 31 березня або швидше — якщо працівник звертається по пенсію або роботодавець ліквідується.

Сімейне медичне страхування

Працівник має право додати до медичного страхування членів своєї родини (дружину/чоловіка, дітей), якщо вони не мають власного права на страхування. Для цього подається форма ZUS ZCNA:

• Форма ZUS ZCNA (pdf)

Однак саме роботодавець зобов’язаний подати цей документ на підставі інформації, наданої працівником.

Як розраховуються внески?

Працівник і роботодавець спільно сплачують внески на такі фонди:

• пенсійне (емеритальне),
• по інвалідності (рентове),
• з хвороби (хворобове),
• від нещасних випадків,
• медичне страхування (NFZ),
• фонд праці (FP), солідарності (FS), гарантійний фонд (FGŚP) — за рахунок роботодавця.

Усі ці внески вираховуються із доходу працівника, тобто не лише зарплати, а й премій, надбавок, компенсацій за відпустку тощо. Повний перелік джерел доходу та винятків можна знайти у постанові MRPiPS.

Хто звільняється від сплати деяких внесків?

Роботодавець може бути звільнений від сплати внесків на Фонд праці, FS та FGŚP у випадку:

• працевлаштування осіб після декретної відпустки (на 36 місяців),
• осіб старше 50 років, зареєстрованих безробітними понад 30 днів,
• молоді до 30 років, працевлаштованої через біржу праці (PUP),
• жінок 55+ і чоловіків 60+ — без обмеження за строком.

Щомісячна звітність

Кожен місяць роботодавець подає до ZUS кілька форм:

• ZUS RCA — для вказання розміру внесків (див. бланк, інструкція);
• ZUS RSA — у випадку перерв у роботі (хвороба, неоплачувана відпустка) ;
• ZUS DRA — загальна декларація роботодавця — бланк.

Строки подання залежать від типу роботодавця (бюджетна установа — до 5-го числа, юридичні особи — до 15-го, інші — до 20-го).

Річний звіт

До 28 лютого кожного року роботодавець зобов’язаний надати працівнику річний звіт із зазначенням:

• усіх внесків, які були сплачені в ZUS,
• періодів перерв,
• виплат лікарняних та інших компенсацій.

Також працівник має право вимагати щомісячну інформацію про свої внески — один раз на місяць.

Реєстрація працівника в ZUS — це не просто формальність, а ключовий етап для гарантування соціального захисту як громадян Польщі, так і іноземців. Більше корисних порад і практичних інструкцій щодо життя і праці в Польщі ви можете знайти на сайті ЮА Мігрант — ресурсі, створеному для підтримки українців у Польщі.

А вам доводилося мати справу з реєстрацією в ZUS або подавати документи як працівник чи роботодавець? У кожного досвід може бути різний — варто поділитися ним там, де його можуть почути інші.