Штрафи та відповідальність у Польщі за фальшиві та неправильні фактури: що варто знати українцям?

Фактури (рахунки-фактури) у Польщі — це не просто «папірець для бухгалтерії». Від правильності фактур залежить ПДВ (VAT), податкові витрати, а інколи — і ризик серйозної відповідальності. Українці, які ведуть бізнес у Польщі або працюють у компаніях (офіс, склад, бухгалтерія, продажі), можуть зіткнутися з ситуацією, коли фактура виявляється помилковою, «порожньою» або навіть фальшивою.

У 2026 році тема стала ще важливішою, бо Польща переходить на обов’язкові е-фактури через KSeF (поетапно). Це змінює правила обігу документів і підхід до виправлення помилок. Розбираємо, які наслідки можуть бути та як зменшити ризики.

ЗМІСТ

• Що таке «порожня» або фальшива фактура
• Яка відповідальність за неправильні або фальшиві фактури
• Чи можна анулювати або виправити помилкову фактуру
  • Коли можливе анулювання «класичної» фактури
  • Коригування: faktura korygująca і типові ситуації
  • Що змінює KSeF у 2026 році
• Хто відповідає, якщо фактуру виставив працівник без згоди роботодавця
• Кримінальна відповідальність: коли мова про підробку
• Як уникнути проблем: практичний чек-лист
• Підсумок

Що таке «порожня» або фальшива фактура?

У Польщі часто використовують поняття «порожня» (pusta) або «нереальна» фактура — це рахунок, який не підтверджує реального постачання товарів чи послуг. Тобто на папері/в системі «операція є», а фактично її не було, або вона суттєво відрізняється від того, що зазначено у документі.

Такі фактури можуть з’явитися з різних причин:

• помилка (людський фактор: неправильний товар/сума/контрагент/дата);
• «паперова» операція для податкової вигоди (наприклад, щоб «намалювати» витрати або вхідний VAT);
• шахрайство (коли документ підробляють або використовують реквізити компанії без дозволу).

Для податкових органів ключове питання завжди одне: чи була реальна господарська операція і чи сторона проявила належну обачність.

Яка відповідальність за неправильні або фальшиві фактури?

У Польщі наслідки за неправильні/фальшиві фактури можуть бути податковими (VAT, витрати, донарахування, санкції) і кримінальними (коли є умисна підробка/масштаб/організовані схеми).

З точки зору ПДВ (VAT) правило загалом таке:

• якщо фактура не підтверджує реальну операцію, то продавець/виставник може бути зобов’язаний сплатити VAT, зазначений у документі (у польській практиці часто посилаються на механізм, відомий як «VAT з фактури»);
• покупець за «порожньою» фактурою не має права безпечно відраховувати вхідний VAT та визнавати витрати лише на підставі такого документа.

Важлива деталь: якщо підприємець не знав і не міг знати про фальшивість рахунка, інколи є шанс захистити себе, але доведеться показати, що ви діяли обачно: перевіряли контрагента, мали підтвердження виконання робіт/постачання, логіку ціни, документи доставки, оплату тощо.

Чи можна анулювати або виправити помилкову фактуру?

Підхід залежить від того, чи фактура «пішла в обіг» (чи її передали покупцю/ввели в обіг документів) і чи йдеться про «класичну» фактуру поза KSeF, чи про е-фактуру в KSeF.

Коли можливе анулювання «класичної» фактури

У практиці Польщі «анулювання» фактури можливе, коли одночасно виконані дві умови:

• фактура ще не була передана контрагенту (не потрапила до покупця/в обіг);
• реальна операція не відбулася (або фактура була створена помилково «з нуля»).

Тоді зазвичай обидва екземпляри перекреслюють і роблять позначку «Anulowano», зберігаючи документ у внутрішній документації (щоб було видно, чому він не пішов у бухгалтерію/декларації).

Коригування: faktura korygująca і типові ситуації

Якщо фактура вже передана покупцю або операція відбулася з помилками в сумі/ставці/даних — стандартний шлях це faktura korygująca (коригуюча фактура).

Коригування застосовують, наприклад, коли:

• помилилися в ціні, кількості, ставці VAT, назві товару/послуги;
• було повернення товару або знижка після продажу;
• покупець не забрав товар/угода зірвалася — тоді інколи роблять коригування «до нуля» (залежить від ситуації та документів).

Важливо: якщо помилку вже «підняли» податкові органи, виправлення не завжди рятує від наслідків — тому реагувати краще одразу, як тільки проблема виявлена.

Що змінює KSeF у 2026 році

У 2026 році Польща поетапно вводить обов’язкові структуровані е-фактури через KSeF. Практичний наслідок для бізнесу дуже простий: фактури, які потрапили в KSeF і отримали номер, не «анулюють» як раніше. Помилки виправляють коригуванням (у т.ч. інколи коригуванням «до нуля», якщо операція фактично не відбулася).

Тому у 2026 році ще важливіше вибудувати внутрішній контроль: хто має доступ до виставлення фактур, хто перевіряє реквізити, і як швидко робляться коригування.

Хто відповідає, якщо фактуру виставив працівник без згоди роботодавця?

Це частий «болючий» кейс: працівник (наприклад, бухгалтер/менеджер) самовільно виставив фальшиві фактури, використовуючи реквізити компанії. Позиція Європейського суду (TSUE/CJEU) у справі C-442/22 важлива для практики: податкові органи не повинні автоматично перекладати VAT на компанію, якщо вона діяла добросовісно, а фейкові документи створив працівник без відома та згоди роботодавця.

Але є критична умова: роботодавцю потрібно показати належну обачність і контроль (політики доступів, процедури, розділення ролей, внутрішні перевірки). Без цього довести добросовісність значно складніше.

Кримінальна відповідальність: коли мова про підробку

Якщо доведено умисну підробку/використання підроблених фактур, у Польщі можуть застосовуватися норми Kodeks karny (Кримінальний кодекс) і/або Kodeks karny skarbowy (фіскальні правопорушення). У випадках, пов’язаних з підробкою фактур, часто згадуються статті на кшталт 270a, 271a, 277a КК Польщі — а санкції залежать від складу злочину та «масштабу» (суми, системності, організованості).

У публічних поясненнях найчастіше фігурують такі орієнтири:

• за базові склади «фактурних» злочинів — реальні строки позбавлення волі можуть сягати до 8 років;
• за кваліфіковані, «великі» випадки — строки можуть бути набагато більші (у практиці згадують навіть діапазони до десятків років, залежно від статті та обставин);
• за «незначні» випадки можуть застосовуватися м’якші санкції (штраф/обмеження волі), але це не означає, що ризику немає.

Важливо: якщо у вас реальна помилка без умислу, це не те саме, що свідома «порожня» фактура або участь у схемі. Але навіть «помилка» може стати проблемою, якщо її не виправляти і якщо немає документів, що підтверджують реальність операції.

Як уникнути проблем: практичний чек-лист

Нижче — короткий набір дій, які реально знижують ризик для підприємця/працівника (особливо перед тим, як приймати фактуру в облік або оплачувати її):

• Перевіряйте контрагента: чи існує компанія/ФОП, чи збігаються назва, адреса, NIP, банківський рахунок, контактні дані.
• Збирайте підтвердження реальності операції: договір, замовлення, акт/протокол виконання, документи доставки, листування, докази приймання товару/послуги.
• Не приймайте «дивні» умови: тиск «терміново оплатіть», оплата на інший рахунок, відсутність договору, ціна «занадто добра», контрагент без історії.
• Контроль доступів (особливо у 2026 з KSeF): хто може виставляти фактури, хто підтверджує, хто робить коригування, як фіксуються зміни.
• Якщо знайшли помилку — дійте одразу: анулюйте (якщо це ще можливо поза KSeF і документ не «пішов у обіг») або робіть faktura korygująca.
• Якщо є підозра на шахрайство — не включайте фактуру в облік «на автоматі» і звертайтеся по професійну консультацію (бухгалтер/податковий консультант/юрист), бо помилка на цьому етапі може коштувати дорого.

Підсумок

Фальшиві або «порожні» фактури — це один із найризикованіших документів у польських реаліях: вони можуть потягнути за собою проблеми з VAT, донарахування, санкції і навіть кримінальні справи. У 2026 році додатковий фактор — перехід на е-фактури через KSeF, де логіка «анулювали і забули» більше не працює так, як раніше: помилки доведеться виправляти коригуваннями і мати чіткий внутрішній контроль.

Більше корисної інформації про роботу та життя в Польщі ви знайдете на порталі ЮА Мігрант: https://ua-migrant.pl/

Цікаво було б дізнатися ваш погляд або досвід щодо цієї теми в коментарях.