Umowa na zastepstwo: як укласти та розірвати договір на заміщення в Польщі

Нерідкі випадки, коли іноземцям у Польщі пропонують тимчасову роботу. Це може бути і нове працевлаштування, і суміщення посад для співробітника, який вже працює на підприємстві. У великій кількості випадків такі контракти пропонують на час відсутності іншого працівника, наприклад, якщо він перебуває у відпустці, захворів або не може працювати з інших причин.

У таких випадках із новим працівником підписується т.зв. договір на заміщення (umowa na zastępstwo). Про те, що це за контракт, як його укласти, що необхідно врахувати і коли договір припиняє діяти, детально поговоримо в цьому матеріалі в рамках циклу “Права та обов’язки роботодавців”.

ЗМІСТ

• Що таке umowa na zastępstwo?
  • Чи можлива заміна за умовою злеценя?
• Як укласти umowy na zastępstwo?
  • Що має містити договір на заміщення?
  • Чи можуть відрізнятися умови від тих, що вказані у відсутнього працівника?
  • Можлива кількість umow na zastępstwo
• Чи можна підписати як роботу за сумісництвом?
• Коли починає діяти umowa na zastępstwo?
• Термін дії договору
  • Коли і як припиняється договір?
  • Чи може договір бути припинений достроково?
  • Чи триватиме договір на заміну, якщо співробітниця завагітніє?
• Зразок договору на заміщення

Що таке umowa na zastępstwo?

Договір на заміну (umowa na zastępstwo) – це трудовий контракт (umowa o pracę), свідомо підписаний на обмежений період часу для виконання обов’язків тимчасово відсутнього співробітника. Договір передбачає виконання тих самих професійних функціональностей і на тій самій посаді, за законності зміни деяких інших параметрів.

Уже з визначення видно, що йдеться про різновид уми про працю, а отже, по-перше, про норми Трудового кодексу, а, по-друге, umowa na zastępstwo — це різновид трудового договору. Цивільно-правові договори (zlecenie/dzieło) можна застосувати лише тоді, коли робота виконується samodzielnie і без podporządkowania організаційному/часовому режиму роботодавця; інакше ZUS/PIP може перекваліфікувати таку угоду в umowę o pracę і донарахувати внески.

Чи можлива заміна за умови злеценя?

Заміщення можна оформити цивільно-правовою угодою (zlecenie/dzieło) лише якщо характер робіт дозволяє самостійне виконання без елементів підлеглості. Якщо в реальності є stałe miejsce/czas pracy, polecenia przełożonego тощо — це stosunek pracy, і договір слід укладати як umowę o pracę na zastępstwo; інакше є ризик перекваліфікації та донарахування внесків. Якщо у співпраці фактично є podporządkowanie (stałe miejsce/czas pracy, polecenia przełożonego тощо), PIP/ZUS можуть перекваліфікувати цивільну угоду в umowę o pracę та донарахувати внески.

Як укласти umowy na zastępstwo?

Нагадаємо, що всі умови про працю за чинним Трудовим кодексом можуть бути трьох основних видів:

1. Договір на випробувальний термін.
2. Безстроковий договір.
3. Строковий контракт (договір з обмеженим періодом дії).

Формально договір на заміну належить до строкового типу контрактів. Однак є й низка істотних відмінностей, які й буде розглянуто далі.

Головна умова договору на заміну – особа, яка замінює, має працювати на тій самій посаді, що й замінюваний співробітник, і виконувати той самий вид робіт. Зверніть увагу, що йдеться саме про обов’язковий збіг таких умов (наприклад, якщо замінюють бухгалтера, то і заміна має бути бухгалтером, якщо працівник опікувався зарплатами, то і особа, яка замінює, має виконувати ті самі функції). Але є й інші обов’язкові параметри, які мають бути відображені в контракті, однак вони можуть і не збігатися.

Що має містити договір на заміщення?

Відповідно до норм Кодексу праці, будь-який трудовий договір зобов’язаний містити:

• Відомості про сторони контракту.
• Вид договору.
• Дата укладення.
• Умови праці.
• Розмір і способи оплати.
• Робочий час.
• Дата початку роботи.

У тексті варто прямо вказати, що договір укладено w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności, із зазначенням podstawy (np. urlop macierzyński/chorobowe). Дані відсутнього працівника можна вказувати лише якщо це необхідно для precyzyjnego określenia celu; UODO допускає це за наявності podstawy prawnej i niezbędności (RODO).

Звісно, можуть бути включені й інші параметри, що не суперечать законодавству.

Чи можуть відрізнятися умови від тих, що зазначені у відсутнього працівника?

Уже повідомлялося, що посада та обов’язки відсутнього працівника і прийнятого на заміну зобов’язані збігатися. Це говорить і про те, що інші параметри можуть відрізнятися, і така відмінність не буде порушенням закону.

Водночас зазначені параметри не повинні суперечити нормам законодавства. Тобто, приміром, встановити оплату праці меншу, ніж має постійний працівник, припустимо, але така оплата не може бути нижчою за встановлену мінімальну зарплату. З 1.01.2025 р. — 4666 zł брутто/міс. та 30,50 zł/год (РМ від 12.09.2024).

Можлива кількість umow na zastępstwo

Нагадаємо, що кількість строкових договорів обмежена і не може бути більшою за 3, або загальний період роботи становити понад 33 місяці. В іншому випадку контракт автоматично стає безстроковим. Але – і це принципово важливо! – до договорів на заміну це правило не стосується. Виключення з ліміту 33 місяці / 3 договори прямо випливає з art. 25¹ Kodeksu pracy для umów zawartych w celu zastępstwa.

Трудовий кодекс не обмежує число umow na zastępstwo, незважаючи на їхню приналежність до строкових трудових договорів. Підстава – art.25¹ , Kodeks Pracy.

Пов’язана ця норма з тим, що період відсутності працівника не завжди передбачуваний, особливо якщо це пов’язано із серйозними тривалими захворюваннями.

Чи можна підписати як роботу за сумісництвом?

Немає законодавчих обмежень, що перешкоджають підписанню договору на заміну зі співробітником, який вже працює на підприємстві в іншій якості. Відповідно, суміщення за umowa na zastępstwo можливе.

Однак, якщо йдеться про іноземців, потрібно не забувати, що для роботи на інших умовах, аніж зазначені в документах, що дозволяють працевлаштування (освядченіе або зезволеніе), має бути оформлений новий такий документ (як і у всіх випадках роботи за сумісництвом). Стосується це і карт побиту, виданих за роботою – сумісництво має бути підкріплене додатковою дозвільною документацією.

Зрозуміло, ця вимога не поширюється на випадки, коли іноземець може працювати в Польщі без дозволу.

Коли починає діяти umowa na zastępstwo?

Тут усе досить стандартно. Дата початку роботи може бути окремо зазначена в договорі. Якщо такого положення в тексті немає, контракт вважається чинним з дати підписання.

Існує певна невизначеність у випадках підписання договору на заміну до того моменту, коли постійний співробітник припинить виконувати свої обов’язки (наприклад, якщо заміна повинна вийти за кілька днів до того, як постійний співробітник піде у відпустку). Безпосередньо це не врегульовано, однак і санкцій за подібне наразі не передбачається.

Не варто зловживати такими періодами “перехлеста” договорів. Якщо строк одночасної роботи постійного співробітника і співробітника, що заміщає, здасться інспектору PIP неприродним, він має право виставити припис про зміну контракту.

Термін дії договору

Із самого визначення строкового контракту випливає, що його строк необхідно зазначити від самого початку. Але одна справа, якщо постійний співробітник йде, наприклад, у відпустку – у такому варіанті період його відсутності прогнозований, і зовсім інша – випадки захворювання, коли заздалегідь не можна сказати про час відсутності на роботі.

У такому разі є два варіанти дій:

1. Можна підписувати umowe na zastępstwo на невеликий, заздалегідь здійсненний строк, а потім, за необхідності, продовжувати (перепідписувати) контракт. Нагадаємо, що за договорами на заміну кількість таких договорів не лімітована.
2. Інший законний варіант – підписати договір до моменту повернення до роботи заміщуваного співробітника. Такий спосіб є законним, проте в самому контракті обов’язково має бути посилання не лише на посаду та обов’язки, а й на конкретну особу (П. І. Б. та інші ідентифікуючі дані), чия відсутність є підставою для підписання umowy na zastępstwo, а повернення – підставою для її припинення.

Питання персональних даних регулює RODO. Ім’я та прізвище працівника, якого замінюють, не є обов’язковим елементом договору; їх варто вказувати лише за необхідності (zasada minimalizacji danych). Практика UODO допускає таке зазначення, якщо це необхідно для precyzyjnego określenia celu umowy.

Коли і як припиняється договір?

У разі зазначення конкретного терміну дії, договір припиняється в зазначену в ньому дату. Якщо підписано умови роботи до виходу постійного працівника, відповідно, контракт завершується при настанні цієї події.

Якщо договір укладено “до powrotu zastępowanego”, він розривається z mocy prawa w dniu powrotu цієї особи.

У випадках, якщо сталося нещастя, і працівник, якого заміщають, помер, цей факт автоматично припиняє договір на дату смерті, що не заважає роботодавцю і колишній заміні підписати новий контракт, але це вже має бути договір іншого типу.

Чи може договір бути припинений достроково?

Припустимі й такі випадки, але вони мають точно відповідати законодавчим нормам. Відповідно до трудового законодавства дострокове припинення договору можливе:

• За взаємною домовленістю.
• За наявності порушень з однієї зі сторін.
• За попереднім повідомленням.

Останній пункт так само був серйозно змінений нормами 2016 року. Якщо раніше на попереднє повідомлення за договорами на заміну давали 3 дні, то зараз діє загальна для всіх умов про працю норма:

• 2 тижні – при роботі менше 6 місяців.
• 1 місяць – для особи, яка пропрацювала від 6 місяців до 3 років.
• 3 місяці – при працевлаштуванні від 3 років.

Мається на увазі не стаж роботи взагалі, а період працевлаштування у конкретного роботодавця.

Чи триватиме договір на заміну, якщо співробітниця завагітніє?

Ще одна серйозна відмінність umowy na zastępstwo від строкового трудового договору. Правило про автоматичне продовження контракту, укладеного зі співробітницею, яка завагітніла в процесі роботи, на контракти по заміні не поширюється. Це прямо передбачено art. 177 §3¹ Kodeksu pracy (правило продовження до дня пологів не застосовується до umowy na zastępstwo).

(Виняток: art. 177 §3¹ KP — правило продовження до дня пологів не застосовується до umowy na zastępstwo.)

Зразок договору на заміщення

Зразок типового договору на заміну можна подивитися далі:

Umowa na zastępstwo може бути зручним взаємовигідним інструментом працевлаштування. Водночас необхідно чітко виконувати умови застосування такого договору, щоб не порушити норм законодавства. Працівникам варто бути особливо уважними, щоб не дозволяти недобросовісним роботодавцям застосовувати контракт на заміну в ситуаціях, коли мають бути підписані угоди інших типів.