Як отримати в Польщі довідку про відсутність заборгованості з податків

Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach — це офіційна довідка з польської податкової, яка підтверджує, що у вас немає податкової заборгованості (або вона належно врегульована). У 2025 році її й надалі часто вимагають банки, роботодавці, органи влади, а також воєводські управління при розгляді справ на карту побиту чи карту резидента, особливо якщо ви працюєте як підприємець або маєте власну фірму в Польщі.

Добра новина: зараз отримати таку довідку можна повністю онлайн через електронний кабінет платника податків. Нижче — оновлена на сьогодні інструкція, як це зробити, на що звернути увагу українцям у Польщі і що робити, якщо раптом податкова відмовить.

ЗМІСТ

• Що це за довідка і як її читають у Польщі
• Кому і коли потрібна довідка
• Де отримати довідку
• Як подати заявку: способи
  • Онлайн через e-Urząd Skarbowy
  • Особисто або поштою
• Покроково: як заповнити заявку онлайн
• Скільки це коштує у 2025 році
• Термін розгляду, відмова і скарга
• Поради для українців у Польщі

Що таке довідка про відсутність заборгованості й як її читають у Польщі

Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach (інколи разом із формулюванням lub stwierdzające stan zaległości) — це документ від польського податкового органу, який офіційно підтверджує ваш податковий статус на конкретну дату. У довідці, як правило, зазначаються:

• ваші ідентифікаційні дані (ім’я та прізвище або назва фірми, PESEL чи NIP, адреса);
• інформація про те, що не маєте заборгованостей з податків або які саме заборгованості існують і як вони врегульовані;
• ціль видачі (наприклад: «do przedłożenia w banku», «do udziału w przetargu» тощо);
• дата видачі й номер (sygnatura) документа.

Формально довідка діє лише на день видачі — це стан на конкретну дату. Але в реальному житті банки, воєводські управління та інші установи зазвичай хочуть, щоб документ був не старший за 30 днів. Тож плануйте подачу так, щоб довідка була максимально «свіжою».

Кому і коли потрібна довідка про відсутність заборгованості?

Найчастіше ця довідка потрібна у таких ситуаціях:

• Подача на карту побиту або карту резидента — особливо якщо ви ведете бізнес у Польщі (JDG, Sp. z o.o.) і хочете показати воєводі, що сумлінно сплачуєте податки. У деяких воєводствах довідка обов’язкова, в інших можуть вистачити декларацій PIT/CIT та підтверджень із ZUS — але мати таке zaświadczenie ніколи не завадить.
• Отримання кредиту або купівля в розстрочку — банки часто просять від підприємців довідку з податкової як підтвердження фінансової дисципліни.
• Участь у тендерах — фірми, що беруть участь у державних чи великих комерційних закупівлях, практично завжди повинні підтвердити, що не мають податкових заборгованостей.
• Гранти, дотації, субсидії — при подачі заявок на підтримку з фондів ЄС чи польських програм теж часто вимагають таку довідку.

Якщо ви працюєте за умову o pracę або zlecenie і не маєте бізнесу, воєвода здебільшого не вимагає цієї довідки, але інколи може попросити її додатково для підтвердження «чистоти» податкової історії.

Де можна отримати довідку про відсутність податкової заборгованості?

За довідкою звертаються до відповідного Urząd Skarbowy (податкового управління):

• якщо ви фізична особа без бізнесу — до податкової за місцем вашого проживання/реєстрації в Польщі;
• якщо ви підприємець (JDG, spółka) — до податкової, де зареєстрована ваша діяльність (місце провадження бізнесу або юридична адреса фірми);
• великі компанії з високими оборотами обслуговують спеціалізовані податкові органи, але для більшості українців у Польщі це неактуально.

Найзручніший варіант сьогодні — взагалі не йти в податкову, а зробити все через інтернет.

Як подати заявку: три основні способи

Станом на кінець 2025 року є три способи подати заявку на zaświadczenie:

1. Онлайн через e-Urząd Skarbowy

Це найшвидший і найбільш вигідний спосіб, тому що:

• ви оформлюєте заявку повністю онлайн — з дому чи з телефону (через додаток e-US);
• довідку отримуєте у вигляді електронного документа (PDF з підписом податкового органу);
• не платите оплати skarbowej — за довідку, отриману через e-Urząd Skarbowy, мито не стягується, за умови, що ви погоджуєтеся на електронне doręczenie (доставку документа на ваш електронний кабінет).

Зазвичай така довідка з’являється у вашому профілі вже через кілька хвилин після подачі заяви (якщо в базах податкової все в порядку).

2. Особисто в Urząd Skarbowy або 3. Поштою

Якщо з якихось причин ви не користуєтесь e-Urząd Skarbowy, можна подати заявку у традиційний спосіб:

1. Особисто в податковій службі — приходите до свого Urząd Skarbowy, заповнюєте паперову заяву (часто використовується формуляр ZAS-W) або приносите вже заповнену, додаєте підтвердження сплати мита.
2. Поштою — надсилаєте заповнену заяву на адресу податкової разом із квитанцією про сплату оплати skarbowej. У відповідь отримаєте або готову довідку, або офіційний лист із відмовою.

У цих двох випадках ви сплачуєте державне мито, тож, якщо маєте профіль довіри чи електронний підпис, набагато вигідніше робити все онлайн.

Як заповнити та подати заявку онлайн — покроково

1. Авторизуйтесь у порталі e-Urząd Skarbowy — можна зайти за допомогою Profil Zaufany, електронного підпису або банкінгу, якщо він підтримує логін до e-US.
2. Погодьтеся на електронну доставку документів (doręczenia elektroniczne) — без цієї згоди система не зможе вислати вам довідку в електронному вигляді.
3. Знайдіть розділ «Zaświadczenia» і оберіть заявку ZAS-W — це саме той формуляр, який використовується для заświadczenia o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzającego stan zaległości.
4. Заповніть електронну форму — вкажіть свої дані, виберіть, що вам потрібна довідка про незалеження в податках та зазначте ціль (наприклад, «do przedłożenia w banku» або «do przedłożenia w urzędzie wojewódzkim»).
5. Перевірте дані й надішліть заяву. Система підтягне інформацію з баз податкової. Якщо немає заборгованості, довідка зазвичай генерується автоматично й з’являється у вкладці «Dokumenty otrzymane» у форматі PDF.
6. Завантажте документ — його можна зберегти на комп’ютері, надіслати електронною поштою або прикріпити до онлайн-заяви (наприклад, при подачі на карту побиту в електронній системі воєводства).

Таке електронне zaświadczenie має ту саму юридичну силу, що й паперова довідка з печаткою. Якщо установа вперто просить «оригінал на папері», уточніть, чи приймає вона роздруківку електронного документа з e-US — часто цього достатньо.

Скільки це коштує у 2025 році?

Станом на сьогодні діють такі правила:

• Електронна довідка через e-Urząd Skarbowy — безкоштовно. За заświadczenie ZAS-W, отримане в e-US, не стягується оплата skarbowa, якщо ви погодилися на електронне doręczenie документа.
• Паперова довідка (особисто або поштою) — як правило, 21 злотий оплати skarbowej за кожен екземпляр заświadczenia o niezaleganiu w podatkach або такого, що підтверджує стан заборгованості. Якщо вам потрібно, наприклад, 3 окремі оригінали для різних установ — платите 3 × 21 зл.
• Додатково — ще 17 зл може коштувати оплата за повноваження (pełnomocnictwo), якщо за вас діє представник, який не входить до кола найближчих родичів, що звільняються від цієї оплати.

Є окремі винятки, коли довідка може бути звільнена від мита (наприклад, якщо прямо вимагається для деяких соціальних виплат), але для більшості стандартних ситуацій (кредит, тендер, звичайні адміністративні справи) оплата для паперової форми залишається актуальною.

Термін обробки заявки, можлива відмова і як захищати свої права

Скільки чекати?

• Електронна заявка через e-US — у типових випадках довідка з’являється протягом кількох хвилин. Якщо податкова мусить щось додатково перевірити, це може зайняти трохи більше часу.
• Паперова заявка (особисто/поштою) — відповідно до податкових норм, Urząd Skarbowy повинен видати заświadczenie не пізніше ніж за 7 днів від дати отримання повної заяви.

Що, якщо довідку не видають або приходить відмова?

Якщо в податковій системі видно заборгованість (навіть невелику), або орган не може підтвердити ваш стан за даними своїх реєстрів, він може відмовити у видачі довідки. Відмова оформлюється у вигляді postanowienia (постанови), де вказується причина.

• На таке postanowienie можна подати заżalenie (скаргу) — зазвичай протягом 7 днів від моменту його отримання.
• Скарга подається через той самий Urząd Skarbowy, який видав відмову, і скеровується до відповідного органу вищого рівня (найчастіше директора Izby Administracji Skarbowej або іншої установи, вказаної в pouczeniu в документі).

Якщо податкова показує вам заборгованість, якої ви не очікували, перш за все варто:

• перевірити всі попередні декларації й платежі;
• уточнити ситуацію в Urząd Skarbowy (іноді це старі пені, оцифровані штрафи чи технічні помилки);
• у разі реальної заборгованості — якнайшвидше її погасити або домовитися про розстрочку/відстрочку, а вже потім знову подати заявку на довідку.

Практичні поради для українців у Польщі

• Плануйте заздалегідь. Якщо довідка потрібна для карти побиту, не чекайте останнього дня. Оформіть її за 1–2 тижні до подачі документів, щоб мати час на виправлення можливих помилок.
• Користуйтеся e-Urząd Skarbowy. Це безкоштовно, швидко і значно зручніше, ніж стояти в черзі в податковій. До того ж, у вас зберігається історія документів, які легко скачати повторно.
• Слідкуйте за своїми податковими деклараціями. Регулярно перевіряйте, чи подані всі PIT/CIT, чи немає помилкових недоплат. Інколи довідку не видають через дрібні «хвости», про які ви просто забули.
• Якщо маєте бізнес — працюйте з бухгалтером, який розуміє специфіку іноземців. Так менше шансів зіштовхнутися з неприємними сюрпризами від податкової саме тоді, коли вам терміново потрібна довідка.
• Зберігайте довідку в електронному вигляді. Навіть якщо вам потрібен паперовий варіант, не викидайте файл з e-US — часто його можна повторно використати в онлайн-процедурах.

Для отримання додаткової інформації щодо процедур подачі на карту побиту та інших важливих питань для іноземців у Польщі відвідайте ЮА Мігрант.

А ви вже отримували zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach через e-Urząd Skarbowy? Діліться досвідом і запитаннями у коментарях — ваш досвід може стати в пригоді іншим українцям у Польщі.