Protokół zdawczo-odbiorczy: як правильно прийняти або здати квартиру в Польщі

Оренда житла в Польщі майже завжди починається і закінчується одним важливим документом — protokół zdawczo-odbiorczy (протокол приймання-передачі квартири). Саме він допомагає уникнути конфліктів щодо депозиту (kaucja — заставна сума), пошкоджень, лічильників і “хто що зіпсував”. Далі в статті — покроково, як усе оформити, що перевіряти, як робити фотофіксацію, і готовий шаблон, який можна скопіювати та заповнити.

ЗМІСТ

• Що таке protokół zdawczo-odbiorczy і навіщо він потрібен
• Коли складають протокол: при заселенні та при виїзді
• Що обов’язково має бути в протоколі
  • Фотофіксація стану квартири
  • Лічильники та показники: як записувати правильно
  • Перелік дефектів і знос: як описувати без ризиків
• Як приймати квартиру: чеклист перед підписом
• Як здавати квартиру: чеклист, щоб повернули депозит
• Типові помилки орендарів і як їх уникнути
• Що робити, якщо власник не хоче підписувати протокол
• Шаблон протоколу приймання-передачі квартири (PL/UA)
• Висновок

Що таке protokół zdawczo-odbiorczy і навіщо він потрібен

Protokół zdawczo-odbiorczy — це протокол приймання-передачі житла, який підписують орендодавець (власник) і орендар. Простими словами: ви фіксуєте “як квартира виглядає на старті” і “в якому стані повертаєте її в кінці”.

Чому він критично важливий:

• допомагає захистити депозит (kaucja) — щоб вам не приписали чужі поломки;
• фіксує показники лічильників (liczniki) — вода/газ/електрика/тепло;
• додає ясність щодо меблів і техніки (що є, в якому стані, чи працює);
• зменшує ризик конфліктів щодо “зносу” і “пошкоджень”.

У Польщі протокол — це не “формальність для галочки”. Це документ, на який реально посилаються під час суперечок про ремонт, прибирання чи утримання з депозиту.

Якщо ви тільки плануєте знімати житло, може стати в пригоді окрема інструкція про оренду та права орендаря: Оренда житла в Польщі: права та нюанси.

Коли складають протокол: при заселенні та при виїзді

Правильний підхід — мати два протоколи:

• При заселенні — фіксуєте стартовий стан квартири (включно з дефектами).
• При виїзді — порівнюєте фактичний стан із тим, що було на старті, записуєте фінальні показники лічильників і факт передачі ключів.

Порада: протокол варто підписувати в день передачі ключів. Якщо ключі вже у вас, а протокол “потім” — ризики ростуть, бо складніше довести, що дефекти були до вас.

Що обов’язково має бути в протоколі

Найкращий протокол — це не один абзац “квартира в доброму стані”, а структурований документ з конкретикою. Ось блоки, які бажано включити.

Фотофіксація стану квартири

Фотофіксація — це серія фото/відео, яка підтверджує стан житла на дату протоколу. В ідеалі робіть:

• загальні фото кожної кімнати з різних кутів;
• крупні плани дефектів (подряпини, плями, тріщини, сколи, здуття ламінату тощо);
• фото техніки, серійних номерів (за можливості) та екранів/індикаторів, що підтверджують роботу;
• фото лічильників з чіткими цифрами та датою у файлі.

Практичний лайфхак: створіть папку в телефоні/хмарі з назвою на кшталт “Mieszkanie — protokół — дата”. Добре, якщо власник також отримає копію фото або доступ до спільної папки (але тільки після того, як ви збережете оригінали у себе).

Лічильники та показники: як записувати правильно

У протоколі вкажіть тип лічильника польською та українською, щоб не було плутанини:

• prąd — електрика;
• gaz — газ;
• woda zimna / ciepła — холодна / гаряча вода;
• ciepło або CO (centralne ogrzewanie) — центральне опалення (якщо є окремий облік).

Записуйте не лише цифри, а й одиниці (кВт·год, м³) та номер лічильника (якщо видно). І обов’язково — фото кожного лічильника.

Перелік дефектів і знос: як описувати без ризиків

У протоколі важливо розрізняти:

• дефект/пошкодження — конкретна поломка або видима проблема (скол плитки, тріщина, пляма, порвана оббивка);
• природний знос — сліди нормального користування, які з’являються з часом (легкі потертості, дрібні подряпини).

Описуйте дефекти максимально конкретно: де саме, який розмір/характер, скільки штук. Погано: “стіна подряпана”. Добре: “подряпина на стіні в коридорі біля вимикача, ~5 см, горизонтальна, фото №3”.

Ще один важливий блок — перелік майна (wyposażenie): меблі, техніка, кількість ключів (klucze), пульти, картки, чіпи до домофона. Чим детальніше — тим спокійніше при виїзді.

Як приймати квартиру: чеклист перед підписом

Перед тим як підписати протокол при заселенні, пройдіться за чеклистом:

• Документи: звірте адресу, номер квартири, ПІБ сторін, номер паспорта/документа (за потреби), дату.
• Стан стін/підлоги/стелі: плями, тріщини, подряпини, здуття, сліди вологи.
• Вікна та двері: чи легко закриваються, чи немає щілин, чи працюють замки.
• Сантехніка: напір, протікання під мийкою, сифони, злив, герметики.
• Електрика: світло в кімнатах, розетки, плита/духовка, витяжка, бойлер (якщо є).
• Побутова техніка: пральна машина, холодильник, посудомийка, кондиціонер — перевірте базові режими.
• Лічильники: запишіть показники + зробіть фото.
• Меблі/інвентар: зафіксуйте наявність і стан (столи, стільці, ліжко, матрац, шафа, посуд тощо).
• Кількість ключів/чіпів: запишіть точно (наприклад: 2 ключі від квартири, 1 ключ від підвалу, 2 чіпи до домофона).

Якщо ви тільки шукаєте житло, ось добірка сайтів для оренди: Як знайти житло в Польщі.

Як здавати квартиру: чеклист, щоб повернули депозит

Коли ви виїжджаєте, ваша мета — залишити житло в стані, який відповідає стартовому протоколу (з урахуванням нормального зносу), і закрити питання депозиту максимально прозоро.

• Прибирання: зробіть базове генеральне (кухня, санвузол, холодильник, духовка, витяжка).
• Порівняння з протоколом заселення: відкрийте старі фото та перевірте, що не з’явилося нових дефектів.
• Лічильники: запишіть фінальні показники + фото (це важливо для розрахунків).
• Передача всіх ключів/чіпів: порахуйте й віддайте рівно те, що було отримано.
• Новий протокол при виїзді: опишіть стан, підтвердіть відсутність претензій або зафіксуйте конкретні зауваження.

Якщо власник говорить “прибирання зробимо самі і порахуємо”, попросіть конкретику: що саме, яка вартість, на підставі чого (рахунок/квитанція). Усе, що не зафіксовано — важче довести.

Типові помилки орендарів і як їх уникнути

• Підписали “квартира в ідеалі” без огляду. Завжди перевіряйте і вписуйте дефекти одразу.
• Не зробили фото/відео. Без фото будь-яка суперечка стає “слово проти слова”.
• Не записали лічильники. Потім складніше довести реальне споживання на дату заселення/виїзду.
• Не зафіксували кількість ключів/чіпів. Часто саме це стає причиною утримань з депозиту.
• Залишили все “на словах” у месенджері. Повідомлення корисні, але найкраще — щоб ключові речі були в протоколі/додатку до договору.

До речі, якщо вам потрібна допомога з орендою або доплатами на житло, перегляньте: Допомога на оренду житла в Польщі.

Що робити, якщо власник не хоче підписувати протокол

Іноді орендодавець каже: “Не треба протокол, довіряємо одне одному”. Для вас це ризик. Що можна зробити м’яко, але ефективно:

• Поясніть, що це захищає обидві сторони: і ваш депозит, і майно власника.
• Запропонуйте спрощений варіант: 1–2 сторінки + додаток “Фото”.
• Якщо підпису все одно немає, зробіть детальну фото/відеофіксацію в день заселення та надішліть власнику одним повідомленням із коротким описом (дата, показники лічильників, виявлені дефекти). Це не заміняє протокол на 100%, але краще, ніж нічого.
• Не погоджуйтеся на ключі “без паперів”, якщо бачите суттєві дефекти або вам уже натякають, що депозит можуть “не повернути”.

Якщо конфлікт уже назріває, важливо знати, куди звертатися в екстрених або складних ситуаціях: Куди звертатися в екстрених ситуаціях.

Шаблон протоколу приймання-передачі квартири (PL/UA)

Нижче — універсальний шаблон. Його можна адаптувати під вашу ситуацію: додати таблицю майна, додатки з фото, уточнити лічильники. Важливо: заповнюйте читабельно і підписуйте обома сторонами (кожна отримує свій примірник).

PROTOKÓŁ ZDAWCZO-ODBIORCZY / ПРОТОКОЛ ПРИЙМАННЯ-ПЕРЕДАЧІ КВАРТИРИ

1) Dane / Дані
- Miejscowość (місто): ___________________________
- Data (дата): ____ / ____ / ________
- Adres lokalu (адреса квартири): ______________________________________________
- Numer mieszkania (№): __________  Piętro (поверх): ________

Wynajmujący (Орендодавець / власник):
- Imię i nazwisko (ПІБ): ________________________________________
- Nr dokumentu (номер документа, за потреби): ____________________
- Telefon / e-mail: ______________________________________________

Najemca (Орендар):
- Imię i nazwisko (ПІБ): ________________________________________
- Nr dokumentu / PESEL (за потреби): _____________________________
- Telefon / e-mail: ______________________________________________

2) Przekazanie kluczy / Передача ключів
- Klucze do mieszkania (ключі від квартири): ______ szt. (шт.)
- Klucze do piwnicy/komórki (ключі від підвалу/комірки): ______ szt.
- Piloty / karty / chipy (пульти/картки/чіпи): ______ szt.
Uwagi (примітки): ____________________________________________________________

3) Liczniki / Лічильники (stan na dzień przekazania / показники на дату передачі)
Prąd (електрика) – licznik nr: __________________  stan: __________ kWh
Gaz (газ) – licznik nr: _________________________  stan: __________ m³
Woda zimna (холодна вода) – nr: ________________  stan: __________ m³
Woda ciepła (гаряча вода) – nr: ________________  stan: __________ m³
Inne (інші): _________________________________________________________________
Uwagi: ______________________________________________________________________

4) Stan lokalu / Стан квартири (opis + usterki / опис + дефекти)
Ściany i sufity (стіни/стеля): _______________________________________________
Podłogi (підлога): ___________________________________________________________
Okna i drzwi (вікна/двері): __________________________________________________
Łazienka / WC (санвузол): ____________________________________________________
Kuchnia (кухня): _____________________________________________________________
Balkon / piwnica (балкон/підвал): ____________________________________________
Inne uwagi (інші примітки): _________________________________________________

5) Wykaz wyposażenia / Перелік майна (meble i sprzęt / меблі та техніка)
(Вкажіть наявність і стан. За потреби додайте окрему таблицю-список як додаток.)

- Lodówka (холодильник):  jest / nie ma   stan: ________________________________
- Pralka (пральна машина): jest / nie ma  stan: ________________________________
- Zmywarka (посудомийка): jest / nie ma   stan: ________________________________
- Płyta/piekarnik (плита/духовка): jest / nie ma  stan: ________________________
- Meble (меблі): ______________________________________________________________
- Inne (інше): ________________________________________________________________

6) Załączniki / Додатки
- Dokumentacja zdjęciowa (Фотофіксація): TAK / NIE
- Lista wyposażenia (список майна): TAK / NIE
- Inne (інші): ________________________________________________________________

7) Oświadczenia / Підтвердження
- Lokal został przekazany i odebrany zgodnie z opisem w protokole.
  (Квартиру передано та прийнято відповідно до опису в протоколі.)
- Strony otrzymują po jednym egzemplarzu protokołu.
  (Кожна сторона отримує по одному примірнику протоколу.)

Podpis Wynajmującego (підпис орендодавця): ___________________________

Podpis Najemcy (підпис орендаря): ___________________________________

Порада: якщо у вас багато меблів/техніки, зробіть окремий додаток “Список майна” з таблицею (назва, кількість, стан, примітки) і вкажіть у протоколі “Załącznik nr 1”. Так документ буде охайним і зрозумілим.

Висновок

Protokół zdawczo-odbiorczy — ваш головний інструмент спокійної оренди в Польщі. Не лінуйтеся витратити 30–60 хвилин на детальний огляд, фотофіксацію, лічильники та перелік дефектів. Це майже завжди економить набагато більше часу, нервів і грошей, коли настає момент повертати депозит і здавати ключі.