VAT у Польщі у 2026 році: як зареєструватися платником ПДВ українцю

Якщо ви відкрили або плануєте відкрити бізнес у Польщі, рано чи пізно доведеться розібратися з VAT, тобто польським податком на додану вартість. Для частини підприємців реєстрація платником VAT є обов’язковою, для інших — добровільною, але вигідною через можливість віднімати VAT із витрат на бізнес.

Найчастіше з цим стикаються українці, які ведуть jednoosobowa działalność gospodarcza, працюють із B2B-клієнтами, продають товари, надають послуги компаніям у ЄС або наближаються до ліміту обороту. Нижче — практичне пояснення, коли потрібно реєструватися, що таке VAT UE, як подати VAT-R онлайн і які обов’язки з’являються після реєстрації.

ЗМІСТ

• Що таке VAT у Польщі
• Коли потрібно реєструватися платником VAT
  • Ліміт звільнення від VAT у 2026 році
  • Коли звільнення від VAT не працює
• VAT UE: коли потрібна окрема реєстрація
• Як зареєструватися платником VAT онлайн
• Що вказати у формі VAT-R
• Що змінюється після реєстрації
• Типові помилки під час реєстрації VAT
• Висновок

Що таке VAT у Польщі

VAT, польською podatek od towarów i usług, — це податок на додану вартість, який нараховується при продажу товарів і послуг. У Польщі базова ставка VAT становить 23%. Також застосовуються знижені ставки, зокрема 8%, 5% і 0%, залежно від виду товару, послуги та умов операції.

Підприємець, який є активним платником VAT, додає податок до ціни продажу, виставляє фактуру з VAT, подає звітність і перераховує податок до бюджету. Водночас він може віднімати VAT із бізнес-витрат, наприклад із покупки обладнання, матеріалів, пального, програмного забезпечення чи послуг, якщо ці витрати пов’язані з оподатковуваною діяльністю.

Для малого бізнесу важливо розрізняти два статуси: podatnik VAT czynny — активний платник VAT, який нараховує і відраховує податок, та podatnik VAT zwolniony — підприємець, який користується звільненням від VAT і не додає VAT до своїх рахунків.

Коли потрібно реєструватися платником VAT

Реєстрація платником VAT потрібна не кожному підприємцю. У багатьох випадках невеликий бізнес може користуватися звільненням, але це залежить від обороту, виду діяльності та типу клієнтів.

Ліміт звільнення від VAT у 2026 році

З 1 січня 2026 року ліміт звільнення від VAT у Польщі становить 240 000 zł продажу на рік. Йдеться про вартість продажу без суми VAT. Якщо підприємець тільки починає діяльність протягом року, ліміт розраховується пропорційно до періоду ведення бізнесу.

Наприклад, якщо діяльність стартує не з 1 січня, а в середині року, не можна автоматично застосовувати повні 240 000 zł. Потрібно порахувати частину ліміту відповідно до кількості днів ведення діяльності в цьому податковому році.

Після перевищення ліміту підприємець втрачає право на звільнення і має зареєструватися як активний платник VAT. Заяву VAT-R потрібно подати до дня втрати права на звільнення, а не після того, як проблема вже виникла.

Коли звільнення від VAT не працює

Навіть якщо оборот нижчий за 240 000 zł, деякі види діяльності не дають права на звільнення від VAT. Це стосується, зокрема, частини юридичних, консультаційних, ювелірних, боргових та окремих торговельних операцій. У таких випадках реєстрація може бути обов’язковою вже з першої продажі.

Окремо існують види діяльності, які звільнені від VAT за предметом операції, наприклад частина медичних, освітніх, фінансових чи страхових послуг. Але таке звільнення залежить від конкретних умов, кваліфікації, типу послуги та формату її надання.

Повний перелік правил, винятків і спеціальних випадків міститься в польському законі: Ustawa o podatku od towarów i usług (PDF).

Добровільна реєстрація може бути вигідною, якщо ваші клієнти — переважно компанії, які самі є платниками VAT, або якщо у бізнесу багато витрат із VAT. Якщо ж ви продаєте переважно фізичним особам, активний VAT часто робить кінцеву ціну вищою для клієнта.

VAT UE: коли потрібна окрема реєстрація

VAT UE — це реєстрація для операцій із контрагентами з інших країн Європейського Союзу. Після неї польський NIP використовується з префіксом PL, наприклад PL1234567890. Це не завжди означає, що підприємець стає активним платником VAT у Польщі.

VAT UE потрібен, якщо ви:

• як активний платник VAT плануєте внутрішньоєвропейську поставку товарів або придбання товарів;
• користуєтеся звільненням від VAT, але купуєте товари з ЄС і вартість таких покупок перевищує 50 000 zł у податковому році;
• добровільно хочете оподатковувати внутрішньоєвропейське придбання товарів у Польщі;
• купуєте послуги в іноземних компаній, для яких місцем оподаткування є Польща, наприклад рекламу, хостинг, SaaS-сервіси або інші B2B-послуги;
• надаєте послуги компаніям із ЄС, для яких VAT розраховує покупець за механізмом reverse charge.

Важливий нюанс: підприємець, який користується звільненням від VAT у Польщі, може зареєструватися для VAT UE і при цьому не втратити внутрішнє звільнення від VAT. Але для операцій із ЄС з’являються додаткові обов’язки, зокрема подання інформації VAT-UE або декларацій, пов’язаних з імпортом послуг чи придбанням товарів.

Як зареєструватися платником VAT онлайн

Найзручніший спосіб для підприємця JDG — подати VAT-R онлайн через портал biznes.gov.pl. Для входу зазвичай використовують Profil Zaufany, e-dowód або кваліфікований електронний підпис.

Загальний порядок дій такий:

1. Увійдіть на biznes.gov.pl через Profil Zaufany або інший доступний спосіб авторизації.
2. Оберіть послугу, пов’язану з реєстрацією платника VAT, або перейдіть до зміни даних у CEIDG, якщо ведете jednoosobowa działalność gospodarcza.
3. Додайте або заповніть форму VAT-R.
4. Вкажіть, чи реєструєтеся як активний платник VAT, чи оновлюєте дані, чи додаєте VAT UE.
5. Впишіть дату, з якої починаються обов’язки з VAT. Вона має відповідати вашій ситуації: початок оподатковуваної діяльності, відмова від звільнення або втрата права на звільнення.
6. Виберіть спосіб розрахунку VAT: щомісячний або, якщо маєте право, квартальний.
7. Перевірте дані підприємця, адресу, NIP, вид діяльності, рахунок, податковий орган і контактні дані.
8. Підпишіть заяву електронно та надішліть її.
9. Збережіть Urzędowe Poświadczenie Odbioru або інше підтвердження подання.

Сама реєстрація для цілей VAT є безкоштовною. Платити потрібно лише тоді, коли ви окремо просите офіційне підтвердження реєстрації як платника VAT. Таке підтвердження коштує 170 zł.

Якщо ви тільки оформлюєте документи для бізнесу в Польщі, корисно заздалегідь підготувати доступ до державних онлайн-сервісів. Про електронні податкові сервіси можна прочитати в матеріалі Електронна податкова в Польщі: що варто знати українцям.

Що вказати у формі VAT-R

VAT-R — це реєстраційна форма для податку на товари та послуги. У ній важливо правильно вказати не тільки дату початку обов’язків, а й підставу реєстрації. Помилка в одному полі може призвести до дзвінка з податкової або затримки з внесенням у реєстр.

Перед поданням перевірте такі дані:

• тип заяви — реєстрація, оновлення даних або повторна реєстрація;
• статус — активний платник VAT або платник, який користується звільненням;
• дата початку обов’язків — особливо важлива при відмові від звільнення або перевищенні ліміту;
• VAT UE — якщо плануєте операції з контрагентами в ЄС;
• періодичність звітності — JPK_V7M щомісяця або JPK_V7K щокварталу, якщо маєте право на квартальне розрахування;
• податковий орган — właściwy urząd skarbowy, тобто податкова, яка відповідає за вашу справу;
• контактні дані — телефон і email, за якими податкова зможе швидко зв’язатися у разі питань.

Якщо ви не впевнені, який urząd skarbowy відповідає за вашу справу, варто перевірити це до подання заяви. Загальне пояснення, як працюють польські установи, є в матеріалі Ужонди в Польщі: що це, що вирішують, адреси.

Після надсилання VAT-R податкова може перевірити адресу, зв’язатися з підприємцем, попросити уточнення або додаткові документи. Тому не варто вказувати випадкову адресу, неактивний телефон чи email, до якого ви не маєте доступу.

Що змінюється після реєстрації

Після внесення до реєстру активний платник VAT отримує низку регулярних обов’язків. Найважливіші з них — правильне виставлення фактур, ведення обліку, подання JPK_V7 і своєчасна сплата податку.

Активний платник VAT зазвичай:

• додає VAT до ціни товарів або послуг, якщо операція оподатковується;
• має право віднімати VAT із витрат, пов’язаних з оподатковуваною діяльністю;
• подає JPK_V7M або JPK_V7K в електронній формі;
• сплачує VAT до 25 числа місяця після звітного періоду, якщо з декларації виходить податок до сплати;
• перевіряє контрагентів у польському реєстрі VAT, особливо при більших платежах;
• працює з KSeF, якщо має обов’язок виставляти фактури в цій системі.

З 2026 року особливо важливим став KSeF, тобто Krajowy System e-Faktur. З 1 лютого 2026 року обов’язок виставлення фактур у KSeF почався для найбільших платників, а з 1 квітня 2026 року — для більшості інших підприємців. Для найменших підприємців передбачено перехідне правило: якщо місячна вартість продажу, документована фактурами, не перевищує 10 000 zł брутто, до кінця 2026 року вони можуть не мати обов’язку виставляти такі фактури в KSeF. Водночас отримання фактур через KSeF стало актуальним для платників значно раніше, тому доступ до системи краще налаштувати завчасно.

Статус платника можна перевірити онлайн:

• VAT UE — через сайт Єврокомісії VIES
• VAT у Польщі — через польський “білий список” платників VAT

Якщо ви працюєте з польськими компаніями, “білий список” важливий не лише для перевірки статусу VAT, а й для перевірки банківського рахунку контрагента. Для підприємців-іноземців також корисно знати, як обрати рахунок для бізнесу та на що звертати увагу в банку: Як обрати банк у Польщі іноземцю.

Типові помилки під час реєстрації VAT

Найчастіше проблеми виникають не через складність самої форми, а через неправильне розуміння моменту, коли реєстрація стає обов’язковою. Ось помилки, яких варто уникати.

• Підприємець чекає до кінця року. Якщо ліміт звільнення перевищено раніше, чекати до грудня не можна.
• Плутають VAT і VAT UE. Реєстрація VAT UE не завжди означає активний VAT у Польщі, але створює окремі обов’язки для операцій з ЄС.
• Вказують неправильну дату. Дата у VAT-R має відповідати фактичному початку обов’язку або добровільній відмові від звільнення.
• Обирають квартальну звітність без права на неї. Нові платники та частина підприємців мають спочатку подавати звітність щомісяця.
• Не реєструються для VAT UE перед купівлею послуг з-за кордону. Це часта ситуація при оплаті реклами, сервісів, хостингу чи програмних інструментів від компаній з інших країн.
• Не перевіряють KSeF. Після переходу на обов’язкові е-фактури потрібно мати доступ до системи, уповноважити бухгалтера або налаштувати програму для фактур.
• Не зберігають підтвердження подання. UPO та інші підтвердження краще зберігати разом із документами бізнесу.

Окремо варто пам’ятати: якщо ви маєте бухгалтера, це не означає, що відповідальність повністю зникає з підприємця. Саме власник бізнесу має розуміти, чи перевищує ліміт, чи є операції з ЄС, чи потрібно реєструвати VAT UE і чи правильно виставляються фактури.

Висновок

Реєстрація платником VAT у Польщі через VAT-R — це стандартна процедура, але перед поданням варто чітко визначити свою ситуацію: чи маєте право на звільнення, чи перевищуєте ліміт 240 000 zł, чи працюєте з контрагентами з ЄС, чи потрібен VAT UE і як будете подавати звітність.

Для українців у Польщі найкраща стратегія — не чекати першого листа з податкової, а заздалегідь перевірити модель бізнесу, налаштувати доступ до державних сервісів, уточнити обов’язки з KSeF і зберігати всі підтвердження подання документів. Більше практичних матеріалів про податки, роботу, легалізацію та життя в Польщі можна знайти на порталі ЮА Мігрант: https://ua-migrant.pl/.