Zaswiadczenie замість червоної печатки в паспорті: як підтвердити подання на карту побиту та легальне перебування в Польщі

Після переходу на електронне подання заяв через MOS традиційну червону печатку в паспорті замінило офіційне електронне zaświadczenie. Воно підтверджує належне подання заяви на карту побиту та містить інформацію про легальність перебування під час розгляду справи. Такий документ може знадобитися роботодавцю, під час перевірки поліцією або Straż Graniczna, а іноді — у банку, ZUS, MOPS чи іншій установі. Однак UPO, статус справи в MOS, спеціальне zaświadczenie за art. 108 та довідка про актуальний стан провадження — це різні документи, які не можна плутати.

Актуальність: стаття враховує електронну процедуру MOS, яка діє з 27 квітня 2026 року.

ЗМІСТ

• Що стало сучасним аналогом червоної печатки в паспорті
• UPO та zaświadczenie: у чому юридична різниця
• Що говорить art. 108 Закону про іноземців
• Чи потрібно окремо просити спеціальне zaświadczenie в MOS
• Де може знадобитися підтвердження легального перебування
• Коли документ просить роботодавець
• Перевірка поліцією або Straż Graniczna
• ZUS, MOPS, urząd, суд та інші державні органи
• Банк, нотаріус, орендодавець та інші приватні установи
• Чи достатньо печатки або старої довідки через 3–5 років
• Як отримати актуальне zaświadczenie про те, що справа досі розглядається
• Зразок заяви польською мовою
• Які документи краще мати разом із zaświadczeniem
• Чого zaświadczenie не підтверджує
• Часті запитання
• Висновок

Що стало сучасним аналогом червоної печатки в паспорті

До запуску обов’язкового електронного подання заяв воєвода ставив у паспорт іноземця штамп — odcisk stempla potwierdzającego złożenie wniosku. Його часто називали червоною печаткою.

Печатка підтверджувала, що:

• заяву подано не пізніше останнього дня легального перебування;
• заява не має формальних недоліків або їх усунено у встановлений строк;
• за виконання умов закону перебування іноземця в Польщі вважається легальним до остаточного завершення справи.

Із 27 квітня 2026 року для нових електронних заяв цю функцію виконує:

Zaświadczenie potwierdzające złożenie wniosku o udzielenie cudzoziemcowi zezwolenia na pobyt czasowy.

Це офіційна електронна довідка воєводи. Вона доставляється через MOS, має номер, дату видачі, QR-код та кваліфіковану електронну печатку. Саме цей документ є сучасним відповідником старого штампа в паспорті.

Для заяв на постійне перебування та перебування довготермінового резидента ЄС передбачені аналогічні довідки на підставі відповідних статей Закону про іноземців.

UPO та zaświadczenie: у чому юридична різниця

Після електронного подання заяви через MOS людина отримує два різні підтвердження на різних етапах процедури.

UPO видається одразу після електронного подання

UPO — Urzędowe Poświadczenie Odbioru генерується після того, як заява була належно електронно підписана та відправлена через MOS.

UPO підтверджує:

• факт надсилання заяви;
• дату та час її отримання державною інформаційною системою;
• технічну правильність електронного подання.

UPO не підтверджує, що працівник воєводського управління вже перевірив заяву, не знайшов формальних недоліків і визнав виконаними умови art. 108.

Zaświadczenie з’являється після перевірки воєводою

Спеціальне zaświadczenie видається після того, як воєвода підтвердить, що:

• заяву подано під час легального перебування;
• збережено законний строк подання;
• заява не має формальних недоліків або їх усунено вчасно.

Офіційне Люблінське воєводське управління прямо називає цей документ відповідником штампа в паспорті та пояснює, що він є доказом наявності права на перебування, але не джерелом цього права.

Що говорить art. 108 Закону про іноземців

Основною правовою нормою для заяви на тимчасове перебування є art. 108 ust. 1 ustawy o cudzoziemcach.

Якщо строк подання заяви дотримано, а заява не має формальних недоліків або недоліки усунено у встановлений строк:

1. воєвода видає іноземцю zaświadczenie, яке підтверджує подання заяви;
2. перебування іноземця в Польщі вважається легальним від дня подання заяви до дня, коли рішення стане остаточним.

Отже, юридично легальність виникає на підставі закону, а не через сам файл PDF, печатку, QR-код або зміну статусу в MOS. Довідка офіційно підтверджує, що законні умови були виконані.

Art. 108 передбачає важливий виняток: правило про легальність не застосовується на час зупинення провадження на прохання самого заявника.

Чи потрібно окремо просити спеціальне zaświadczenie в MOS

Спеціальне zaświadczenie, яке замінює печатку, не є звичайною довідкою, що видається лише після окремої заяви іноземця.

Art. 108 встановлює, що за виконання передбачених умов воєвода видає таке zaświadczenie. Документ має бути доставлений через MOS або переданий іноземцю під час особистої явки.

За видачу спеціальної довідки за art. 108 не стягується гербовий збір.

До цієї конкретної довідки не застосовується розділ VII Kodeksu postępowania administracyjnego про звичайні zaświadczenia. Це прямо передбачено в art. 108 ust. 9.

Тому правильніше говорити:

Після позитивної формальної перевірки воєвода повинен видати спеціальне zaświadczenie та зробити його доступним у MOS.

Якщо документ тривалий час не з’являється, можна звернутися до воєводського управління із проханням перевірити заяву та надати довідку після підтвердження виконання умов art. 108. Однак це не тотожне класичній заяві про видачу zaświadczenia на підставі art. 217 KPA.

Де може знадобитися підтвердження легального перебування

Спеціальне zaświadczenie може знадобитися в кожній ситуації, коли іноземець повинен підтвердити, що:

• він подав заяву на карту побиту;
• заяву формально перевірено;
• справа ще не завершилася остаточним рішенням;
• перебування в Польщі охоплюється art. 108 Закону про іноземців.

Найчастіше документ може бути потрібний у відносинах із роботодавцем, під час перевірки легальності перебування, у провадженні перед державним органом або для виконання внутрішніх вимог приватної установи.

Водночас потрібно розрізняти дві ситуації:

• закон прямо зобов’язує перевірити легальність перебування — наприклад, у випадку роботодавця або органу, що проводить контроль;
• установа просить документ за власною процедурою — наприклад, банк, орендодавець або оператор послуг.

Коли zaświadczenie може попросити роботодавець

Роботодавець має законний обов’язок перевірити, чи іноземець легально перебуває в Польщі. Перед початком роботи він повинен попросити показати документ, який підтверджує право перебування, та зберігати його копію протягом установленого законом періоду.

До 27 квітня 2026 року таким підтвердженням під час розгляду заяви могла бути червона печатка в паспорті. Після цієї дати її функцію для нових заяв виконує zaświadczenie, видане воєводою через MOS.

Документ може знадобитися, наприклад, коли:

• закінчилася попередня віза або карта побиту;
• відділ кадрів проводить періодичну перевірку документів іноземних працівників;
• змінюється кадрова агенція або юридична особа роботодавця;
• проводиться перевірка Państwowa Inspekcja Pracy або Straż Graniczna;
• роботодавець не розуміє значення UPO та просить сильніший офіційний доказ;
• справа триває кілька років і роботодавець хоче переконатися, що її не закрили.

Важливо: легальне перебування та легальна робота — це не одне й те саме. Zaświadczenie підтверджує питання перебування, але право працювати потрібно перевіряти окремо.

Продовження роботи під час очікування на карту може залежати від того, чи мав іноземець право працювати безпосередньо перед поданням заяви, на якій підставі він працює, чи не змінився роботодавець та чи потрібен дозвіл на роботу або інше повідомлення.

Приклад: працівник показує роботодавцю UPO. UPO доводить лише електронне подання. Після формальної перевірки працівник повинен додатково надати zaświadczenie з MOS, яке замінює печатку та підтверджує застосування art. 108.

Перевірка поліцією або Straż Graniczna

Під час контролю легальності перебування уповноважені працівники або функціонери можуть вимагати:

• паспорт або інший документ подорожі;
• документи, які підтверджують право перебування в Польщі;
• документи, що підтверджують право на роботу;
• документи, які пояснюють мету та умови перебування.

Zaświadczenie з MOS є важливим доказом у такій ситуації, оскільки містить дані іноземця, дату подання заяви та інформацію про легальність перебування за art. 108.

Рекомендується мати:

• чинний паспорт;
• роздруковане zaświadczenie з QR-кодом;
• оригінальний електронний PDF у телефоні або хмарному сховищі;
• UPO та копію поданої заяви як додаткові документи;
• за потреби — документ про право на роботу.

Поліція або Straż Graniczna можуть додатково перевірити дані у державних реєстрах. Тому zaświadczenie є важливим доказом, але не обмежує право органу перевірити, чи справа не була пізніше остаточно завершена або закрита.

ZUS, MOPS, urząd, суд та інші державні органи

Державна установа може попросити підтвердження легального перебування, якщо від цього залежить право іноземця на конкретну послугу, виплату, реєстрацію або участь у провадженні.

Документ потенційно може знадобитися:

• у ZUS під час розгляду заяви на виплату, якщо закон вимагає підтвердити легальне перебування або доступ до ринку праці;
• у MOPS або GOPS у справі соціальної допомоги;
• в urząd miasta або urząd gminy, якщо конкретна процедура залежить від статусу перебування;
• у суді як доказ актуального міграційного статусу;
• у податковому органі, якщо статус перебування має значення для конкретної справи;
• у навчальному закладі, коли потрібно підтвердити законність перебування студента;
• в іншому воєводському управлінні під час паралельного адміністративного провадження.

Це не означає, що кожен із цих органів завжди має право вимагати саме zaświadczenie з MOS. Орган повинен оцінювати документи відповідно до правил конкретної процедури та за можливості може самостійно перевіряти інформацію в державних реєстрах.

Zaświadczenie також не створює автоматичного права на виплату, медичне страхування, допомогу чи реєстрацію. Воно підтверджує лише визначені в ньому факти та правовий статус перебування.

Банк, нотаріус, орендодавець та інші приватні установи

Банк може попросити іноземця показати документ про статус перебування під час:

• відкриття рахунку;
• оновлення даних клієнта;
• оформлення кредиту або розстрочки;
• перевірки адреси та країни податкового резидентства;
• виконання внутрішніх процедур ідентифікації клієнта.

У такій ситуації zaświadczenie може допомогти пояснити, чому попередня віза або карта вже закінчилася, але перебування людини в Польщі залишається легальним.

Однак немає загального правила, за яким кожен банк зобов’язаний прийняти саме цю довідку як єдиний достатній документ. Банк може додатково попросити паспорт, PESEL, підтвердження адреси, трудовий договір, податкові документи або інший документ.

Схожа ситуація можлива у відносинах із:

• нотаріусом;
• власником орендованого житла;
• страховою компанією;
• мобільним оператором;
• лізинговою або кредитною компанією;
• кадровою агенцією;
• університетом або гуртожитком.

Ці приватні суб’єкти можуть мати власні процедури перевірки, але не повинні називати UPO, статус у MOS або роздруківку zaświadczenia картою побиту. Це різні документи.

Чи достатньо печатки або старої довідки через 3–5 років

Печатка в паспорті або спеціальне zaświadczenie підтверджують належне подання заяви та умови, які існували на момент формальної перевірки.

Але фізична печатка не зникає з паспорта, а електронний PDF не видаляється з телефону автоматично, якщо пізніше:

• було видано рішення;
• рішення стало остаточним;
• заявник відкликав заяву;
• провадження було закрито — umorzone;
• заяву залишили без розгляду;
• провадження зупинили на прохання іноземця.

Тому через 3–5 років стара печатка або давно видане zaświadczenie можуть бути недостатніми для підтвердження, що справа на сьогодні досі розглядається.

Печатка або первинне zaświadczenie відповідають на питання: чи було належно подано заяву?

Свіжа довідка про стан провадження відповідає на питання: чи справа досі відкрита і чи рішення ще не стало остаточним?

Якщо роботодавець, поліція, банк або інший орган сумнівається, чи стара справа досі триває, варто отримати актуальне:

zaświadczenie o toczącym się postępowaniu

або довідку, яка підтверджує конкретні актуальні факти зі справи.

Як отримати актуальне zaświadczenie про те, що справа досі розглядається

Окрема довідка про актуальний стан справи може бути видана на підставі:

• art. 217 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego — орган видає zaświadczenie на вимогу особи;
• art. 217 § 2 pkt 2 KPA — особа має правовий інтерес в офіційному підтвердженні фактів або правового стану;
• art. 218 KPA — орган підтверджує факти або правовий стан, які випливають із його реєстрів, матеріалів та інших наявних даних;
• art. 219 KPA — відмова у видачі довідки або у видачі документа із запитаним змістом оформлюється постановою, на яку можна подати zażalenie.

Це інша процедура, ніж автоматичне спеціальне zaświadczenie за art. 108.

Іноземець має право попросити офіційно підтвердити, наприклад, що:

• провадження у справі досі триває;
• справу не закрито;
• заяву не залишено без розгляду;
• рішення ще не стало остаточним;
• провадження не зупинене на прохання заявника.

Краще просити підтвердження конкретних фактів, а не лише загальну юридичну фразу «мій побут є легальним». Орган видає довідку на підставі даних, які реально перебувають у його розпорядженні, та не зобов’язаний дослівно повторювати формулювання заявника.

Особа повинна пояснити свій правовий інтерес. Наприклад:

• роботодавець вимагає актуальне підтвердження законності перебування;
• документ потрібний для перевірки Straż Graniczna;
• триває справа в ZUS, MOPS, суді або іншому органі;
• банк просить підтвердити актуальний міграційний статус;
• стара печатка не доводить, що провадження досі не завершено.

За загальним правилом KPA zaświadczenie повинно бути видане без зайвої затримки, не пізніше семи днів. За звичайну довідку може стягуватися гербовий збір 17 zł, якщо не діє законне звільнення. Реквізити та вимоги потрібно перевіряти у конкретному воєводському управлінні.

Зразок заяви на актуальне zaświadczenie польською мовою

Наведений нижче текст стосується окремої довідки про актуальний стан провадження, а не автоматичного zaświadczenia з MOS за art. 108.

Wniosek o wydanie zaświadczenia o toczącym się postępowaniu

Na podstawie art. 217 § 1 i § 2 pkt 2 w związku z art. 218 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego zwracam się z prośbą o wydanie aktualnego zaświadczenia dotyczącego postępowania w sprawie udzielenia mi zezwolenia na pobyt czasowy.

Imię i nazwisko: […]
Data urodzenia: […]
Obywatelstwo: […]
Numer dokumentu podróży: […]
Data złożenia wniosku: […]
Sygnatura sprawy: […]

Proszę o urzędowe potwierdzenie, że na dzień wydania zaświadczenia:

1. postępowanie pozostaje w toku;
2. postępowanie nie zostało umorzone;
3. wniosek nie został pozostawiony bez rozpoznania;
4. decyzja w sprawie nie stała się ostateczna;
5. postępowanie nie jest zawieszone na wniosek strony.

Zaświadczenie jest mi niezbędne w celu wykazania aktualnego stanu postępowania oraz potwierdzenia podstawy mojego pobytu przed […].

Proszę również, o ile wynika to z danych znajdujących się w posiadaniu organu, o wskazanie, że mój pobyt na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest objęty regulacją art. 108 ust. 1 pkt 2 ustawy o cudzoziemcach.

[data i podpis]

У заяві краще вказати конкретну установу або мету, для якої потрібний документ. Це допомагає обґрунтувати правовий інтерес.

Які документи краще мати разом із zaświadczeniem

Найнадійніший комплект залежить від віку справи.

Для нової електронної справи через MOS

• чинний паспорт;
• оригінальний електронний PDF zaświadczenia;
• роздрукована копія з QR-кодом;
• UPO;
• копія поданої заяви;
• номер справи — sygnatura sprawy;
• докази виконання wezwanь, якщо вони надходили;
• окремий документ про право на роботу, якщо він потрібний.

Для старої справи, яка триває кілька років

• паспорт із печаткою;
• підтвердження дати подання заяви;
• копія заяви;
• вся кореспонденція з воєводським управлінням;
• свіже zaświadczenie про те, що провадження досі триває;
• підтвердження, що рішення не стало остаточним;
• номер справи та доступний актуальний статус.

Про способи перевірки справи в різних регіонах читайте у матеріалі «Як перевірити статус справи по карті побиту в Польщі».

Чого zaświadczenie не підтверджує

Навіть офіційне zaświadczenie з MOS має чітко визначені межі.

Воно:

• не є картою побиту;
• не є візою;
• не є документом подорожі;
• не гарантує повторного в’їзду до Польщі після виїзду;
• не дає автоматичного права подорожувати Шенгенською зоною;
• не гарантує позитивного рішення щодо карти побиту;
• не завжди підтверджує право працювати;
• не підтверджує автоматично право на виплату від ZUS або MOPS;
• не доводить через кілька років, що справа досі відкрита, якщо немає актуального підтвердження її стану.

Якщо заява стосується роботи, варто окремо перевірити підставу працевлаштування. Детальніше про оформлення та документи можна прочитати у статті «Карта побиту для українців: оформлення, документи та переваги».

Часті запитання про zaświadczenie замість печатки

Чи UPO підтверджує легальне перебування?

UPO підтверджує факт і дату електронного подання. Воно не підтверджує, що воєвода вже перевірив формальні недоліки. Сильнішим підтвердженням застосування art. 108 є спеціальне zaświadczenie з MOS.

Чи достатньо статусу „wniosek obsługiwany przez wojewodę”?

Ні. Статус є інформацією в системі, але не замінює офіційний документ. Для підтвердження варто завантажити zaświadczenie або отримати окрему актуальну довідку про стан справи.

Чи довідка з’являється лише після здачі відбитків?

Закон пов’язує видачу довідки зі своєчасністю подання та відсутністю невиправлених формальних недоліків. Здача відбитків, показ оригіналу паспорта та зразок підпису є окремими обов’язковими діями. На практиці вони можуть відбуватися приблизно в один період із формальною перевіркою.

Чи роботодавець має право попросити zaświadczenie?

Так. Роботодавець зобов’язаний перевіряти легальність перебування іноземного працівника та зберігати копію відповідного документа. Але він також повинен окремо перевірити право на роботу.

Чи банк зобов’язаний прийняти zaświadczenie?

Zaświadczenie є офіційним доказом визначених у ньому обставин. Однак банк може застосовувати власний перелік документів і попросити додаткові підтвердження. Немає універсального правила, що одна довідка завжди повинна бути достатньою для кожної банківської послуги.

Чи стара печатка підтверджує, що справа досі триває?

Вона підтверджує належне подання заяви, але через кілька років не гарантує, що справу не завершили. Для підтвердження актуального стану потрібно попросити свіже zaświadczenie про те, що провадження залишається в ході та рішення не стало остаточним.

Чи потрібно платити 17 zł?

Спеціальне zaświadczenie з MOS за art. 108 видається без гербового збору. Окрема довідка про актуальний стан провадження за art. 217 KPA може коштувати 17 zł, якщо не застосовується звільнення від оплати.

Висновок

Сучасним аналогом червоної печатки в паспорті є спеціальне електронне zaświadczenie, яке воєвода видає після формальної перевірки заяви, поданої через MOS.

UPO підтверджує лише факт електронного надсилання. Zaświadczenie з MOS підтверджує належне подання та містить інформацію про легальне перебування за art. 108.

Документ може знадобитися роботодавцю, під час перевірки поліцією або Straż Graniczna, у справі перед ZUS, MOPS, судом чи іншим органом. Банк або приватна установа також можуть попросити його за власною процедурою, але не зобов’язані вважати одну довідку достатньою для кожної послуги.

Якщо від подання минуло кілька років, стара печатка або первинне zaświadczenie не завжди доводять, що справа досі відкрита. У такому випадку варто окремо отримати свіже zaświadczenie o toczącym się postępowaniu, яке підтверджує, що провадження триває, рішення не стало остаточним, а справу не закрито.

Офіційні джерела

• Urząd do Spraw Cudzoziemców — інформація про MOS
• Lubelski Urząd Wojewódzki — zaświadczenie як відповідник штампа в паспорті
• Ustawa z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach
• Rozporządzenie MSWiA z dnia 18 marca 2026 r. у справі зразка zaświadczenia
• Kodeks postępowania administracyjnego — art. 217–219
• Państwowa Inspekcja Pracy — легальне перебування іноземного працівника
• Policja — контроль легальності перебування іноземців

Матеріал має інформаційний характер. У складній або спірній справі варто звернутися до адвоката, radca prawny або до відповідного воєводського управління.