Повернення застави (kaucja) за оренду житла в Польщі: строки, закон та шаблон претензії

Для багатьох українців у Польщі kaucja (застава) — це «заморожені» гроші, які хочеться повернути швидко й без нервів. На практиці найчастіші проблеми — затягування строків, «вигадані» ремонти та суперечки про знос. Нижче — чітка інструкція, що дозволено законом, що є сумнівним, як правильно оформити передачу квартири та як вимагати повернення письмово (із готовим шаблоном).

Офіційна база закону (Польща): isap.sejm.gov.pl

ЗМІСТ

• Що таке kaucja і для чого вона
• Які строки повернення застави в Польщі
• Законні підстави утримання з kaucja та що є сумнівним
• Як підготуватися до виїзду, щоб повернути kaucja
• Як вимагати повернення застави письмово: покроково
• Шаблон претензії (wezwanie) до орендодавця
• Що робити, якщо kaucja не повертають
• Поширені запитання
• Висновок

Що таке kaucja і для чого вона

Kaucja — це застава, яку орендар зазвичай платить при заселенні (часто 1–2 місячні платежі). Її мета — забезпечити вимоги власника, якщо після завершення оренди залишаться борги або реальні збитки.

Важливі терміни (коротко):

• czynsz — «чинш», орендна плата (інколи без комунальних).
• opłaty / media — комунальні та експлуатаційні платежі (вода, світло, газ, адміністрація тощо).
• protokół zdawczo-odbiorczy — акт прийому-передачі житла (стан, лічильники, ключі).
• potrącenie — утримання/залік із застави на користь власника (але лише обґрунтовано).

Якщо тема оренди для вас актуальна, може стати у пригоді матеріал про права орендаря та нюанси оренди житла в Польщі.

Які строки повернення застави в Польщі

Найпоширеніше правило для житлової оренди: kaucja має бути повернена протягом 1 місяця від дня звільнення (opróżnienie) житла та передачі його власнику (з урахуванням можливих законних утримань).

На практиці день відліку — це дата, коли ви:

• передали ключі,
• підписали акт прийому-передачі (або іншим способом підтвердили передачу),
• зафіксували стан житла та лічильники.

Порада: якщо власник просить «почекати, поки прийдуть рахунки», узгоджуйте письмово, яку частину застави він повертає одразу, а яку — після фінального розрахунку за комунальні (і на яких підставах).

Законні підстави утримання з kaucja та що є сумнівним

Застава не є «бонусом» для власника. Її можна використати для покриття конкретних, доведених вимог, пов’язаних із орендою.

Законні підстави утримання (найчастіші)

• Борг з орендної плати (неоплачений czynsz за останні місяці).
• Борг за комунальні/експлуатаційні платежі, якщо за договором вони на вас і є підтверджені рахунками/розрахунком.
• Реальні пошкодження майна/обладнання, які виходять за межі нормального користування.
• Витрати на приведення до стану, який був на старті (але лише якщо це прямо випливає з доказів і не стосується «природного зносу»).

Ключовий принцип: орендар відповідає за погіршення стану, але не відповідає за знос від правильного користування (наприклад, легкі потертості, незначне вицвітання тощо).

Сумнівні або типово незаконні утримання

• «Професійне прибирання за замовчуванням», якщо в договорі немає чітких умов/тарифу і немає доказів, що ви здали квартиру у брудному стані.
• Фарбування/ремонт «бо так прийнято», коли йдеться про косметичний знос від нормального проживання.
• «Штрафи», яких немає в договорі або які виглядають як каральні санкції без реального збитку.
• Утримання без документів: «майстер сказав 800 zł», але немає рахунку, акту, фото «до/після», кошторису.
• Вимога оплатити поломки, за які відповідає власник (наприклад, серйозні несправності інсталяцій, якщо вони не виникли з вашої вини).

Практична ознака проблеми: якщо власник не може чітко пояснити, що саме зламалося, коли, скільки коштує і на підставі яких документів — вам варто вимагати деталізацію письмово.

Як підготуватися до виїзду, щоб повернути kaucja

90% успіху — це докази. Ваше завдання: мати підтвердження, що ви здали квартиру в адекватному стані і не маєте боргів.

1) Зробіть фото/відеофіксацію

• Зніміть всі кімнати з загальних планів + крупні плани місць, де часто виникають спори (стіни, підлога, сантехніка, плита, холодильник, пральна машина).
• Зніміть лічильники (вода/газ/електрика) та дату (можна показати на екрані телефон).
• Збережіть файли в хмарі (Google Drive/OneDrive) і не видаляйте хоча б 12 місяців.

2) Оформіть протокол передачі (protokół zdawczo-odbiorczy)

В ідеалі протокол має включати:

• дату та місце,
• ПІБ сторін,
• адресу,
• показники лічильників,
• перелік ключів,
• опис стану (коротко, але конкретно),
• підписи обох сторін (або хоча б підтвердження з боку власника в листуванні).

Якщо власник відмовляється підписувати — надішліть йому протокол електронною поштою/месенджером одразу після передачі ключів із фразою: «Надсилаю протокол — якщо є зауваження, прошу вказати їх письмово до (дата)».

3) Закрийте питання оплат

• Зберіть підтвердження останніх оплат (перекази, квитанції).
• Попросіть фінальний розрахунок комунальних — бажано письмово.

Якщо вам ще треба в Польщі вирішувати інші «паперові» питання, дивіться також: які установи (urzędy) за що відповідають.

Як вимагати повернення застави письмово: покроково

Письмова вимога — це не конфлікт, а нормальна юридична форма. У Польщі такий лист часто називають wezwanie do zapłaty (вимога про оплату) або wezwanie do zwrotu kaucji (вимога повернення застави).

Крок 1. Запит на розрахунок і підстави утримання

Якщо вам кажуть «щось утримаємо», вимагайте деталізацію:

• за що саме,
• на підставі яких пунктів договору,
• якими документами підтверджено (рахунки/акти/фото).

Крок 2. Встановіть чіткий строк і реквізити

У вимозі вкажіть:

• суму до повернення,
• номер рахунку (IBAN) або польський рахунок,
• строк, наприклад 7 днів на добровільне повернення,
• попередження, що у разі ігнорування ви підете далі (медіація/суд).

Крок 3. Надішліть так, щоб залишився доказ

Найкраще — рекомендованим листом (поштою) з підтвердженням, або електронною поштою, якщо у вас є підтвердження доставки/прочитання. Месенджер теж може допомогти, але для спорів сильніше працюють e-mail і паперові докази.

Шаблон претензії (wezwanie) до орендодавця

Нижче — універсальний шаблон польською (так простіше для комунікації з власником і на випадок суду). В дужках залишені підказки українською — просто замініть своїми даними.

Miejscowość, data: (місто, дата)

Imię i nazwisko najemcy: (ваше ПІБ)
Adres do korespondencji: (ваша адреса)
E-mail / telefon: (контакти)

Imię i nazwisko / nazwa wynajmującego: (ПІБ/назва власника)
Adres: (адреса власника)

WEZWANIE DO ZWROTU KAUCJI (kaucji) / WEZWANIE DO ZAPŁATY

Dotyczy: umowy najmu lokalu mieszkalnego przy ul. (адреса), zawartej w dniu (дата umowy).
Kaucja wpłacona w dniu: (дата) w kwocie: (сума) zł.

Szanowni Państwo / Szanowna Pani / Szanowny Panie,

W dniu (дата) zakończyłem/am najem lokalu mieszkalnego przy ul. (адреса) oraz opróżniłem/am lokal i przekazałem/am klucze. Protokół zdawczo-odbiorczy został sporządzony w dniu (дата) / (або: przekazanie potwierdzono w korespondencji).

W związku z powyższym wzywam do zwrotu kaucji w kwocie (сума до повернення) zł na rachunek:
(IBAN / номер рахунку)

Termin zwrotu: 7 dni od dnia otrzymania niniejszego wezwania.

Jednocześnie proszę o przedstawienie pisemnego rozliczenia ewentualnych potrąceń (jeśli Państwo je stosują), wraz z uzasadnieniem oraz dokumentami potwierdzającymi (np. rachunki/faktury, protokoły, zdjęcia).

W przypadku braku zwrotu w wyznaczonym terminie, skieruję sprawę na drogę postępowania przedsądowego i sądowego, w tym dochodzenia należności wraz z kosztami postępowania.

Z poważaniem,
(підпис)
(ПІБ)

Załączniki (opcjonalnie):
1) Potwierdzenie wpłaty kaucji
2) Protokół zdawczo-odbiorczy / zdjęcia / potwierdzenie przekazania kluczy

Лайфхак: якщо власник утримує частину суми — попросіть повернути безспірну частину одразу, а спірну обґрунтувати документами.

Що робити, якщо kaucja не повертають

Якщо строк минув, а грошей немає — дійте ескалацією (без емоцій, але послідовно).

1) Повторна вимога + «остаточний строк»

Надішліть коротке нагадування: «Строк за моїм wezwanie минув, прошу повернути до (дата)». Додайте, що після цього ви подаєте справу далі.

Найкраще відправити вимогу рекомендованим листом (list polecony), бажано з підтвердженням вручення (potwierdzenie odbioru), на адресу орендодавця, вказану в договорі. Це дасть вам доказ, що лист був надісланий, а за наявності підтвердження вручення — і що адресат його отримав. Додатково можна продублювати текст e-mail або в месенджері, але саме паперове відправлення зазвичай сильніше як доказ у спорі.

2) Зберіть пакет доказів

• договір оренди (umowa najmu),
• підтвердження оплати kaucja,
• листування про виїзд/ключі,
• протокол передачі, фото/відео,
• підтвердження оплат (чинш/комунальні),
• ваші письмові вимоги (wezwanie) + докази відправки/отримання.

3) Медіація або суд (коротко про варіанти)

У Польщі спори про гроші за оренду часто вирішують через:

• Медіацію — коли сторони готові домовлятися (інколи достатньо, щоб власник «ожив»).
• Судове стягнення — якщо власник ігнорує. Для простих грошових вимог часто використовують спрощені процедури (письмові докази мають велике значення).

Якщо ви переживаєте через офіційні питання перебування чи документи — може бути корисно знати, як працює карта побиту або PESEL (але для спору про kaucja це зазвичай не є ключовим).

Поширені запитання

Чи може власник «тримати kaucja», доки не прийдуть остаточні рахунки?

Іноді так роблять на практиці, але це не означає, що можна утримувати всю суму «просто про всяк випадок». Просіть: (1) письмовий розрахунок, (2) повернення безспірної частини, (3) чітку дату остаточного перерахунку.

Що таке «нормальний знос» і чому це важливо?

Це сліди користування, які з’являються навіть у дуже охайних людей: дрібні потертості, незначне зношення покриттів, легкі сліди на меблях. За такі речі застава зазвичай не повинна «згорати», якщо ви користувалися житлом нормально.

Чи обов’язково робити професійне прибирання перед виїздом?

Обов’язково — здати квартиру в охайному стані. «Професійне прибирання» має сенс, якщо так записано в договорі (і там є зрозумілі правила), або якщо квартира справді в поганому стані й ви хочете мінімізувати ризики спору.

Якщо власник каже: «ремонт коштує X», чи достатньо цього?

Для чесного розрахунку потрібні докази: що саме пошкоджено, що це не «нормальний знос», і скільки реально коштувало усунення (рахунок/фактура, кошторис, фото до/після). Без цього утримання виглядає необґрунтованим.

Висновок

Щоб повернути kaucja в Польщі без зайвих втрат часу: (1) фіксуйте стан житла на в’їзді та виїзді, (2) робіть протокол передачі й фото лічильників, (3) вимагайте розрахунок утримань лише письмово, (4) надсилайте wezwanie з чітким строком. У більшості випадків саме «правильні папери» та спокійна послідовність змушують орендодавця повернути заставу.

Якщо ви паралельно вирішуєте фінансові питання в Польщі, може стати у пригоді стаття про PIT і податкову декларацію або матеріал про перекази грошей з Польщі в Україну.