Робочий час у Польщі: як обліковується та оплачується

Багато польських систем оплати праці безпосередньо залежать від кількості відпрацьованих годин. У деяких випадках вся відповідальність за правильний розрахунок часу покладається на роботодавця. В інших – працівник сам може оголошувати про витрачені години. Облік робочого часу – одна з найскладніших тем, пов’язаних із працевлаштуванням у Польщі, яка значно відрізняється залежно від типу договору.

Як правильно обліковувати робочий час за умовами про працю та цивільно-правовими контрактами. Які документи мають формуватися, щоб зарплата нараховувалася правильно. Як перевірити справедливість виплати заробітної плати, що залежить від фактора часу. Відповіді на ці та інші запитання детально розберемо в цьому матеріалі в рамках циклу статей про права та обов’язки роботодавця.

ЗМІСТ

• Як обліковується час за трудовим договором?
  • Графік роботи та облік часу
  • Табель обліку робочого часу (ewidencja czasu pracy)
  • Документи, що підтверджують робочий час
  • Нарахування заробітної плати
• Облік робочого часу за умовами злеценя та умовами о дзело
  • Чи має обліковуватися робочий час за умовою злеценя та умовою про дзело?
  • Як обліковується робочий час за цивільно-правовими договорами
• Робочий час водія
• Відповідальність за відсутність належного обліку часу
  • Що робити, якщо роботодавець неправильно обліковує робочий час?
• Висновок

Для кращого розуміння відразу обмовимося. Далі будуть розбиратися випадки саме обліку робочого часу (godziny pracy, czasy pracy). Системи нарахування, наприклад, норми еквівалентного робочого часу, виплати за надурочними, нічними годинами, оплати відпусток, лікарняних, періоди обов’язкового відпочинку, розрахунки відпускних під час звільнення тощо, розглянуті у своїх матеріалах, і тут їх не торкнуться.

Крім цього, між обліком необхідного для оплати праці часу за umowa o pracę та umowa zlecenie / umowa o dzieło існує принципова різниця. Тому одразу розділимо ці випадки та розглядатимемо їх окремо.

Як враховується час за трудовим договором?

Умови про працю, як відомо, регулюються нормами Трудового кодексу Польщі (Kodeks pracy – k.p.). Відповідно і робочий час за даними типами контрактів обліковується за умовами трудового законодавства.

Графік роботи та облік часу

Необхідний для роботи час заздалегідь визначається графіком роботи (польськ., rozkład czasu pracy). Крім окремо зазначених у трудовому законодавстві випадків, коли графік складатися не повинен, його наявність (погоджена між працівником і роботодавцем, а за деяких умов і профспілками) є обов’язковою умовою.

Але якщо графік роботи – це запланований час на виконання співробітником своїх обов’язків, то робочий час – це фіксація фактично витраченого на роботодавця часу. Графіки можуть бути різними і на їхнє пояснення виділена значна частина Кодексу праці. Щодо обліку ж робочого часу є єдина стаття:

Kodeks Pracy, art.149. Облік робочого часу.

• §1. роботодавець веде облік робочого часу працівника з метою правильного визначення винагороди [заробітної плати – ПК] працівника та інших пов’язаних з роботою виплат. Роботодавець надає ці записи співробітнику за його запитом.
• §2. щодо співробітників, охоплених системою робочого часу, заснованої на завданнях, співробітників, які керують робочим місцем від імені роботодавця, і співробітників, які отримують одноразову виплату за надурочну або нічну роботу, робочий час не реєструється.

Однак і з цієї єдиної статті можна зробити масу необхідних висновків. Насамперед, кому не треба враховувати робочий час:

• При роботі до досягнення заздалегідь установленого результату. Це тип виконання обов’язків, за якого закінченням зміни / дня / етапу є якийсь підсумковий результат. Сторони заздалегідь визначили скільки коштуватиме така робота і від кількості витраченого часу оплата не залежить. Окремим випадком може бути повністю відрядна система оплати.
• Керівний склад підприємства. Генеральному менеджменту не належать понаднормові, нічні тощо, тому й облік часу для них неактуальний. Стосується це і невеликих підприємств, де власник є і безпосереднім керівником.
• Якщо за деякі етапи роботи, як правило, відмінні від графіка, заздалегідь встановлюється сума винагороди. “Ти не міг би вийти сьогодні вночі?” – “Скільки?” – “200 злотих”. Приблизно такий діалог або аналогічні угоди, встановлені іншим шляхом (як варіант – від самого початку зазначені в договорі), призводять до того, що за додатковий період робочого часу встановлюється фіксована сума, яка не залежить від часу.

Перелічене свідчить і про зворотне – в усіх інших випадках облік робочого часу є обов’язковим. Відповідальність за облік робочого часу за умовами про працю лежить на роботодавцеві, а працівник має право за запитом ознайомитися з даними, що стосуються саме його. Обов’язок ведення табеля не залежить від будь-яких чинників, зокрема від величини підприємства. Табель має бути навіть при єдиному найманому працівнику.

Табель обліку робочого часу (ewidencja czasu pracy)

Фактично відпрацьований час фіксується в табелі – польською його називають ewidencja czasu pracy. Документ може мати різні форми, але в обов’язковому порядку повинен включати:

• Ідентифікацію працівника.
• Години, відпрацьовані за графіком.
• Понаднормові.
• Нічні години.
• Вихідні дні.
• Відпустка.
• Час перебування на лікарняному.
• Інші необхідні відомості.

Табель має враховувати і специфіку роботи пільгових категорій, наприклад, неповнолітніх, вагітних тощо.

Більшість польських фірм уже давно користується для обліку робочого часу спеціальними комп’ютерними системами управління підприємствами, зокрема такими, що відповідають і за контроль персоналу. Але трапляються і невеликі компанії, в т.ч. ІП, де облік досі ведеться в простому файлі excel (завантажити зразок такого табеля) або вручну.

Зазвичай табель складається на звітний період (період, за який нараховують заробітну плату), але в деяких випадках можуть визначатися інші часові інтервали (обирати період, менший за місяць, забороняється). На практиці найчастіше зустрічається помісячний звіт.

Незалежно від типу заповнення табеля, надати його параметри працівнику (за його запитом) є обов’язком роботодавця.

Документи, що підтверджують робочий час

У звичайних умовах достатньо просто вказати дані в табелі робочого часу. На деяких великих підприємствах облік може бути автоматизованим, в інших компаніях робочі зміни відзначає безпосередній керівник.

Однак є низка випадків, коли той чи інший факт має бути підтверджений документально:

• Відпустка – підтверджується відповідною заявою.
• Тимчасова непрацездатність – лікарняним листом.
• Догляд за дитиною до 14 років – заявою.
• Установлення, зміна графіка роботи або вибір індивідуального графіка – наказом, заявою.
• Надання відгулу за раніше відпрацьований час – заявою.
• Згода на понаднормові, нічні (якщо така згода потрібна).

Додаються й інші документи, що стосуються обліку робочого часу. Відповідно, табель має містити всі поля, що стосуються нарахування зарплати.

Саме сукупність табеля та всіх необхідних підтверджень вважається повноцінним обліком, на підставі якого має нараховуватися заробітна плата в Польщі.

Нарахування заробітної плати

Оплата праці має відображати кожен із пунктів табеля, але не обмежується ними, якщо за законом або договором передбачені й інші виплати. Працівник, запросивши дані, повинен мати можливість переконатися, що кожна його година оплачена за належними ставками.

Нагадаємо, що оплата праці нараховується в брутто, з якого потім роботодавець виплачує всі необхідні податки та збори. Детальніше про заробітну плату та про складові оплати праці в Польщі можна прочитати в окремих матеріалах.

Облік робочого часу за умовами злеценя та умовами про дзело

Цивільно-правові договори, як відомо, Трудовому кодексу не підкоряються і все сказане вище до них практично не відноситься. До певного часу облік часу, витраченого на виконання замовлення або надання послуги (а саме так юридично правильно звучить облік часу за цими контрактами, але в розмовній мові часто зустрічається термін “робочий час”), міг не вестися – відповідальності за таке порушення не передбачалося. Це давало недобросовісним роботодавцям можливості для обману співробітників.

Однак з моменту включення в Закон про мінімальну оплату праці (Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę) і відповідні НПА Радміну Польщі мінімальної погодинної ставки, ситуація змінилася кардинально. Понаднормові, нічні та інші доплати, належні за ТК РП, як і раніше, не враховуються за цими контрактами, але мінімальний розмір оплати години зобов’язаний відповідати встановленому законом рівню.

Чи має враховуватися робочий час за умовою злеценя та умовою про дзело?

Облік часу за цими договорами є обов’язковим. Для розуміння ситуації одразу звернемося до норм законодавства:

Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Art.8b. Зазначення способу підтвердження кількості годин на виконання замовлення або надання послуг

1. У разі договорів, зазначених у ст.734 (договір доручення) і ст.750 (договір надання послуг) Цивільного кодексу РП, сторони зазначають у договорі спосіб підтвердження кількості годин виконання замовлення або надання послуги.
2. Якщо сторони в договорі не зазначають методу підтвердження кількості годин виконання замовлення або надання послуги, той, хто виконує замовлення або надає послугу (працівник, у неофіційній термінології – ПК), повинен надати в письмовій, електронній або іншим чином задокументованій формі інформацію про кількість годин виконання замовлення або надання послуги в період, що передує виплаті винагороди.
3. [у контексті розглядуваного значення не має – ПК].
4. Положення частин 1 – 3 не застосовується до особи, яка виконує замовлення або надає послуги, у разі делегування таких осіб для виконання замовлення або надання послуг на підставі положень Закону від 9 липня 2003 р. про найм тимчасових працівників. У такому разі роботодавець – вигодонабувач, для якого виконується замовлення або надаються послуги, веде облік кількості годин виконання замовлення або надання послуг.
5. [у контексті розглядуваного значення не має – ПК].

Ми навмисно опустили деякі частини цієї статті, які не мають стосунку до питання, що розглядається, щоб не плутати читачів. Водночас і в даних, що залишилися, велика кількість нюансів. Давайте розбиратися:

• Спосіб обліку часу може бути свідомо зазначений у договорі і тоді він зобов’язаний здійснюватися на встановлених умовах.
• Якщо в договорі не вказали такий спосіб, а не йдеться про роботу через агентство, то відомості про витрачений час надає сам працівник.

Обов’язково майте це на увазі, якщо у вашому договорі не зазначено способу фіксації робочого часу за умовою злеценя або про дзело. Роботодавець (замовник) буде зобов’язаний прийняти від вас документ, у якому ви зазначите, що “відповідно до ust.2, art.8b Ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, замовник сповіщається про фактично витрачений час” у такий-то період.

• Якщо йдеться про роботу через агенцію, то в роботодавця-вигодонабувача (не в агенції, а в того, на кого працівник працює безпосередньо) є зобов’язання враховувати робочий час працівника.

У зв’язку зі сказаним, а також із самою суттю Закону про мінімальну оплату праці, дії з обліку (робочого) часу за цими договорами спрямовані на одне – визначити, чи не виявиться оплата кожної години нижчою за встановлений мінімум.

У статті про надурочні, у розділі, присвяченому умовам злеценя, детально розбиралися приклади таких розрахунків – обов’язково ознайомтеся з ними, якщо виникає аналогічна ситуація. Тут лише коротко нагадаємо:

Нарахована сума брутто, поділена на кількість робочих годин за цей період, має бути вищою або дорівнювати встановленому законом мінімальному розміру погодинної ставки.

Як обліковується робочий час за цивільно-правовими договорами

Законодавчо встановлено необхідність обліку, але не прописано його технологію. При закріпленні параметрів обліку в договорі, фіксація даних відбувається на цій підставі. В інших випадках достатньо вказувати день і кількість годин, оскільки більшість інших даних (якщо це окремо не прописано в контракті) для оплати праці значення не мають.

На практиці облік, який здійснює замовник (роботодавець), відбувається тими самими методами, що й для умов про працю. Для простого документування можна використати спрощений (відносно трудових договорів) звіт: скачати xls-шаблон обліку часу за умовами злеценія.

Важливим є і той момент, що документи обліку робочого часу, згідно з нормами art.8c Ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, мають зберігатися в роботодавця (замовника) щонайменше 3 роки.

Робочий час водія

Дуже часто читачі цікавляться обліком робочого часу водіїв, у тому числі міжнародників. Принципової різниці, щодо вищевказаних норм, тут немає. Однак у водіїв є свої правила допустимого часу роботи, існує можливість (через наявність тахометрів на деякому типі транспорту) обліковувати час в автоматичному режимі.

Крім цього, на європейському рівні запроваджують (а частково вже діє) т.зв. пакет мобільності, що встановлює загальні правила для цього типу роботи.

Відповідальність за відсутність належного обліку часу

Відсутність достовірного обліку робочого часу є порушенням трудового законодавства, до якого входить і Закон про мінімальну зарплату, а отже, відповідальність однаковою мірою передбачена для роботодавців-порушників, які уклали зі співробітниками й уми про працю, і цивільно-правові форми контрактів.

Співробітник PIP, який виявив порушення, має право застосувати такі санкції:

• Виписати припис про виправлення порушення.
• Оштрафувати роботодавця на суму до 2000 злотих.
• Ініціювати процес і виступити в суді як обвинувач, домагаючись штрафу до 30000 злотих.

При цьому, що дуже важливо, навмисно неправильний облік робочого часу (наприклад, неправильно заповнений табель) може бути інтерпретований як кримінальний злочин щодо підробки (фальсифікації) документів, а також лжесвідчення. За кожною з цих статей передбачається позбавлення волі до 5 років.

Що робити, якщо роботодавець неправильно обліковує робочий час?

Оскільки ми маємо справу з тими рідкісними випадками, коли трудове законодавство поширюється на всі типи договорів, то і найдоступнішою дією щодо захисту прав у кожному з випадків буде звернення до Трудової інспекції. Як це зробити детально розібрано в цьому матеріалі.

Можна звернутися і безпосередньо до суду, проте судовий процес – справа завжди непроста, що вимагає витрат часу, сил, коштів, знання законів і процесуальних норм. У цих випадках краще звертатися по допомогу до адвокатів (яких, нагадаємо, в деяких ситуаціях можуть надати безоплатно https://ua-migrant.pl/bezkoshtovnyj-advokat-u-polshhi-komu-nadayetsya-i-yak-otrymaty-yurydychnu-dopomogu/ ), а чинити так рекомендується тільки у випадках, якщо PIP з якоїсь причини не зміг допомогти.

Висновок

Польські закони не завжди дають працівникам, особливо іноземним, зручні інструменти для захисту своїх прав. Однак у випадку обліку часу все складається досить комфортно: є чітко прописані норми для всіх типів договорів, є практика їх застосування та заходи впливу на порушників.

При цьому для захисту прав насамперед необхідно ці права знати. Сподіваємося, що цей матеріал допоможе поповнити багаж знань читачів, а якщо запитання залишилися, їх можна поставити в коментарях під статтею.